Открытие обособленного подразделения в 2023 году: пошаговая инструкция

Разновидности структуры ОП

Для начала нужно определить, для каких задач и функций создается обособленное подразделение (ОП). От этого зависит форма регистрации. Среди структурных единиц компании выделяют следующие:

• филиал;
• представительство;
• иные ОП с организованными рабочими местами.

Характерные признаки ОП:

• Обособленное территориальное местоположение относительно расположения ведущего предприятия;
• Организованное рабочее пространство с местами, рассчитанными на постоянно местонахождение сотрудников (ст. 11 НК РФ). Создание даже одного постоянного рабочего места квалифицируется, как создание ОП;

Важно! Новая структурная единица считается созданной со дня организации постоянного рабочего места, а не с даты издания руководством соответствующего приказа

Разобраться в особенностях учета в обособленных подразделениях проще с экспертами сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент. Эксперты разъяснят все нюансы, помогут подготовить необходимые документы. Убедитесь, насколько это выгодно сейчас.

Рассчитать стоимость

Чем отличается филиал от представительства

Между филиалом и представительством существуют принципиальные различия, которые целиком обусловлены компетенцией, поставленными задачами, которое будет выполнять то или иное ОП, наличием отдельной бухгалтерии, расчетного счета и имущества.

Филиал выполняет задачи и функции центральной организации с предоставленными для этого полномочиями. Представительство является более простой организационной формой и чаще специализируется на одной задаче.

Как видно из таблицы, более широкие полномочия и свобода предоставлены филиалу, который, помимо коммерческой, производственной деятельности, одновременно выполняет функции представительства.

Особенности работы ООО через представительское подразделение уже и проще в деловом обороте. К ним относятся: переговоры с контрагентами, сопровождение контрактов, заключение сделок, представительство в судебных и государственных органах.

Гендиректор назначает руководителя структуры, последний действует от общества на основании выданной доверенности. Положение о подразделении, принятое на общем собрании общества, регулирует внутреннюю организацию и порядок управления.

Поскольку все ОП не обладают статусом юрлица (это их общая черта), то не могут самостоятельно совершать сделки с контрагентами, а действуют от имени общества. Бесплатное приложение для проверки контрагентов можно скачать здесь. Подразделения не являются участниками правоотношений (налоговых, гражданских) и не несут правовой ответственности за свои действия. По всем обязательствам за подразделения отвечает юрлицо (Постановление ФАС за № КА-А40/1708-09 от 15.04.2009).

Читайте также: Как заказать выписку из ЕГРЮЛ в налоговой

Плюсы и минусы ОП

При создании сети ОП присутствуют как положительные, так и отрицательные моменты.

К минусам относятся:

• необходимость вложения значительного объема инвестиций;
• ответственность и экономические риски, которые целиком ложатся на владельцев бизнеса;
• территориальная удаленность структурной единицы, которая осложняет контроль за подразделением.

К плюсам относятся:

• стопроцентная подчиненность и управляемость сетью подразделений;
• соблюдение корпоративных правил и политики компании;
• возможность замены руководителей и членов коллектива структурной единицы на ключевых сотрудников головного офиса;
• стремительное продвижение марки товара, рост узнаваемости бренда.

Эксперты Главбух Ассистент в курсе всех последних изменений законодательства и помогут воспользоваться нововведениями с пользой для вашего бизнеса. Опытные специалисты знают, как оптимизировать налоги, а при необходимости проведут экспресс-аудит бухгалтерской отчетности.

Создание обособленного подразделения в 2023 году пошаговая инструкция

Перед предпринимателем стоит задача выбрать наиболее экономически выгодный для компании вариант - открыть филиал, представительство или иное ОП.

Поскольку подразделения не обладают юрисдикцией юрлица, то регистрация в налоговых органах происходит согласно данным по ООО в реестре ЕГРЮЛ по адресу нахождения ОП. Если адрес совпадает с муниципальным районом нахождения юрлица, то зарегистрировать можно в той же налоговой инспекции, что и у головного предприятия. 

В учредительные документы вносятся новые сведения, которые регистрируются в ФНС. Для открытия иного ОП изменения в устав общества не вносятся, назначение руководителя структурной единицы относится к компетенции гендиректора, который выдает последнему доверенность. Бухгалтерия этого подразделения ведется объединенно с общей бухгалтерией юрлица. Регистрация проходит в той же ФНС, где числится юрлицо.

Шаг первый. Принимается решение о создании обособленного подразделения (см. пошаговую инструкцию). В ООО решение принимается общим собранием участников общества либо советом директоров. Решение заносится в протокол собрания.

Шаг второй. Разрабатывается Положение об ОП - внутренний документ с информацией о целях хоздеятельности головной организации через структурное отделение. Предоставляется информация о руководителе, принципах работы подразделения и взаимодействия сотрудников.

Шаг третий. Издается приказ о назначении руководителя ОП. На имя руководителя оформляется доверенность с указанными полномочиями (ст. 55, 185 ГК РФ). В доверенности указываются паспортные данные руководителя, полномочия, дата составления и подпись гендиректора головного предприятия.

Шаг четвертый. Прежде чем, как зарегистрировать обособленное подразделение в 2023 году, сначала надлежит организовать постоянные рабочие места. Подбираются соответствующие площади, оборудуются рабочие места в зависимости от трудовой деятельности сотрудников. Днем создания любого вида ОП считается день организации рабочего места (Постановление ФАС за № КА-А414467-01).

Шаг пятый. Перед тем, как открыть обособленное подразделение в другом городе, подается уведомление в ФНС по юрадресу организации. Налоговый инспектор позже отсылает документы в местную ФНС о регистрации структурной единицы.

Если юрлицо открывает иное ОП, не указанное в ГК РФ, то также необходимо уведомить об этом налоговую инспекцию. Заполняется и подается форма № С-09-3-1. На налоговый учет по месту нахождения ставится каждое ОП, которое включено в состав юрлица. Уведомление о постановке на учет по форме № С-09-3-1 подается в налоговый орган в течение месяца с момента организации рабочего пространства и мест для сотрудников. Указывается самостоятельный код причин для постановки отличающийся от КПП юрлица.

В налоговую необходимо предоставить следующий пакет документов:

1. Паспорт физлица, подающего необходимые бумаги;
2. Если заявление подает не гендиректор - доверенность на имя представителя;
3. Заявление по форме
   С-09-3-1

Если ОП меняет территориальное местоположение (переезд в другой город), то сначала его закрывают в этом городе, а затем открывают на новом месте. Система налогообложения ОП соответствует налогообложению юрлица. Если юрлицо находится на упрощенной системе налогообложения, то и ОП будет применять упрощенку.

Шаг шестой. В случае, если ОП планирует иметь свой баланс, р/счет, начислять выплаты и иные денежные вознаграждения физлицам, необходимо встать на учет в ПФР и ФСС. Срок постановки на учет в ФСС составляет тридцать дней по месту нахождения филиала, в ПФР четкого указания в законе на этот счет нет, поэтому его также приравняли к месячному сроку. На регистрацию в фондах отводится пять рабочих дней. 

Документы для ПФР предоставляются в виде нотариально заверенных копий:

• свидетельство о постановке юрлица на налоговый учет;
• положение ОП, приказ об его открытии;

• заявление о постановке на учет в ПФР;

• документы (уведомление), подтверждающие наличие расчетного счета, право начислять заработную плату.

После проверки документов и постановки на учет в ПФР выдается два экземпляра уведомления, один из которых самостоятельно доставляется в территориальный орган ПФР по месту нахождения головного предприятия в течение десяти дней.

Комплект документации для ФСС, включающий копии, заверенные у нотариуса, состоит из:

• свидетельства о постановке на учет в ФНС;
• заявления о регистрации ОП;
• справки о наличии расчетного счета, приказа об открытии структурного подразделения;
• извещения о регистрации юрлица в качестве страхователя;
• копий документов по начислению зарплаты сотрудникам.

Остальные документы в ФСС предоставляет налоговая инспекция. На учет обособленное подразделение ставят в течение трех дней.

Госпошлина за регистрацию ОП не взимается, но нужно предусмотреть расходы на нотариальное заверение копий документов.

Штрафы за пропущенные сроки

Регистрация обособленного подразделения в 2020 году согласно пошаговой инструкции не приведет к неприятным последствиям в виде ощутимых штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

Нарушение месячного календарного срока, в которой должно уложиться ОП при регистрации, приведет к наложению штрафов. Они взыскиваются не только за нарушение сроков постановки на госучет, но и за работу без извещения налоговой инспекции.

За нарушение срока подачи заявления в налоговую (ст. 116 НК РФ) предусмотрен штраф в размере 10 тысяч рублей независимо от дней просрочки. За ведение деятельности без постановки на учет - штраф в размере 10% от полученных доходов за этот период деятельности, но не менее 40 тысяч рублей. При наличии отягчающих обстоятельств (умысел), штраф может быть увеличен до 100% (ст. 114 НК РФ).

Штрафы взыскиваются с юрлица по ст. 116 НК РФ, однако это не освобождает должностных лиц при наличии их вины к привлечению к правовой ответственности.

На должностных лиц за нарушение срока подачи заявления в налоговую налагается штраф от двух до трех тысяч рублей.

Узнать, не переплачиваете ли вы налоги, поможет экспресс-аудит от сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент. Эксперты подберут выгодный для вашей компании налоговый режим и вернут переплаты, даже если ФНС будет против. Для всех новых клиентов аутсорсинга — экспресс-аудит бесплатно. Оставьте заявку и мы быстро с вами свяжемся.

Оставить заявку