Как составить график сотрудников

Разновидности графиков

Индивидуальный расчет графика работы требуется, если сотрудники трудятся в режиме, отличающемся от стандартной пятидневки. График составляется с учетом режима работы организации и может быть нескольких видов.

• Скользящий режим работы устанавливают в фирмах, когда сотрудники трудятся 2/2, 1/3 и т.д. Выходные выпадают на разные дни недели, а рабочий день длится более 8 часов.

• График сменности подходит организациям с беспрерывным производством, когда длительность смены превышает допустимую норму, а сотрудники трудятся в 2, 3 или даже 4 смены. Иногда его вводят на время, если нужно увеличить объемы товаров или услуг, но и в этом случае предыдущий график нужно переделывать.

Вам придется рассчитать график работы и в том случае, если у сотрудника ненормированный день или он трудится в гибком режиме с обязательной отработкой нужного количества часов в неделю. Придерживайтесь требований закона, несмотря на то, работает человек в офисе или удаленно. Норму времени определяйте по производственному календарю.

Важно! Учитывайте, что для несовершеннолетних, инвалидов и отдельных категорий лиц норма часов меньше, чем для другого трудоспособного населения.

Читайте также: Сколько часов в неделю можно работать по совместительству

Что включать в график работы сотрудников

На законодательном уровне нет указаний к оформлению графика работы, поэтому при подготовке документа используйте любой бланк с таблицей. Если вы хотите упростить работу, применяйте специальные программы для создания электронных форм графика.  

Вносите в документ следующие данные:

• Ф.И.О. работников организации или номер смены;
• чередование рабочих и выходных дней.

Не дублируйте в графике информацию, которая содержится в Правилах внутреннего трудового распорядка. Исключение — отдельные категории лиц и сотрудники, работающие во вредных или опасных условиях. Для них обязательно указывать время начала и окончания рабочего дня, перерывы на питание и отдых, чередование рабочих и выходных.

Образец заполнения графика:

Читайте также: Ненормированный рабочий день

Что учитывать при расчете графика работы

Трудовой график должен полностью соответствовать правовым нормам, регулирующим конкретный род деятельности. Также при его составлении учитывайте рабочее время сотрудника, длительность подготовки места и его уборки по факту завершения трудового дня.

Пример

Детский сад «Солнышко» работает с 7.00 ч. до 19.00 ч., но сотрудники начинают день с 6.50 ч. и заканчивают его в 19.10 ч. Отклонение в 10 минут утром и вечером нужно для подготовки к встрече детей и передачи их родителям. Получается, что время работы педагогического и вспомогательного состава не дублирует режим работы детского сада, поэтому график составляется с учетом отклонений.

Чтобы рассчитать сменный график работы, скользящий или понедельный, учитывайте санитарные нормы и правила, которые установлены на производстве. Изучите производственный календарь, в котором отражены праздничные выходные и предпраздничные сокращенные дни. Это позволит избежать переработки и недоработки.

Образец графика с обозначениями сокращенных предпраздничных дней:

Равномерно распределяйте часы между всеми сотрудниками, обслуживающими одно рабочее место. Пытайтесь рассчитать график работы так, чтобы никто не нарушал нормы отдыха и труда. Если это невозможно, компенсируйте переработки недоработками в другом месяце, установив суммированный учет времени.

Читайте также: Правила внутреннего трудового распорядка. Как правильно составить

Уменьшайте количество часов в месяце, когда человек уходит в учебный или ежегодный отпуск, берет дни без сохранения зарплаты, выполняет государственные обязанности, болеет. Переработку, а также ночное время с 22.00 ч. до 6.00 ч. заносите в графике в отдельную колонку, чтобы не было трудностей при расчете заработной платы с учетом коэффициента.

Привлекайте финансистов к расчетам заработной платы, когда норма часов не соответствует той, что указана в производственном календаре, выходит за установленные рамки. При отсутствии штатных бухгалтеров удобно доверить эту работу сотрудникам сервиса Главбух Ассистент. Они освободят вас от рутинной работы, ошибок, проблем с трудовой инспекцией и налоговой службой.

Читайте также: Нормы рабочего времени: сменный режим работы

Как рассчитать график работы: пошаговый алгоритм

Придерживайтесь пошагового алгоритма, который облегчит вам работу по составлению документа и его корректировке. Чтобы не пришлось постоянно переделывать график, не составляйте его на слишком большой период.

Шаг №1. Выберите учетный период

Вы можете рассчитать график работы 4/2, 5/2 и т.д. на любой период времени: месяц, квартал, год. Если вы впервые занимаетесь подготовкой документа, берите минимальный отрезок времени.

Шаг №2. Вычислите фонд времени обслуживания рабочего места

В качестве единицы измерения берите часы, которые затрачиваются на обслуживание рабочего места. Например, диспетчер осуществляет круглосуточное дежурство. Фонд времени за год составит: 365 дней х 24 часа = 8760 часов. По аналогичному принципу выполните расчет за нужный период.

Шаг №3. Определите часовую норму

Проставьте часовую норму времени для каждого сотрудника индивидуально, если не удается рассчитать график работы сразу для всех подчиненных, так как они выполняют разные обязанности. Берите во внимание нормативы для отдельных категорий работников, в том числе для инвалидов, несовершеннолетних и т.д.

Читайте также: График отпусков. Форма Т-7. Как правильно составить

Шаг №4. Подсчитайте количество сотрудников

Определите, сколько сотрудников потребуется, чтобы обслуживать рабочее место и не превышать норму часов. Например, дежурные диспетчеры работают круглосуточно, т.е. примерно 8760 ч. за год. Опираясь на норму часов в производственном календаре, легко установить, что для обслуживания места понадобится 4,8 сотрудника. Вы можете принять как 4, так и 5 человек. В первом случае неполную ставку придется поделить между всеми работниками, а во втором — каждый человек будет вырабатывать меньше нормы.

Шаг №5. Сформируйте график

В документ внесите рабочие должности, заполните графы с личными данными сотрудников, распределите часовую норму. Заполните поля с выработкой, выходными днями, праздниками. Рассчитайте число рабочих дней и выходных, зафиксируйте порядок сменности между сотрудниками.

Опирайтесь на образец с подсказками:

Не важно, на какой период времени вам удастся рассчитать график работы и насколько точно внести данные, это не отменяет ведения табеля учета рабочего времени. Ежедневное внесение информации в документ позволит избежать ошибок и прочих недоразумений. Поручите эту работу кадровику, менеджеру по персоналу или бухгалтеру.