Как составить уведомление о смене реквизитов: образец

Уведомление о смене реквизитов  - это форма официального письма, в котором партнерам и контрагентам от имени организации официально сообщают об изменении важных сведений и аспектов, входящих в договора. Чтобы понять, когда и как оповещать партнеров о смене реквизитов, определимся, какие именно сведения о компании могут измениться. 

Какие реквизиты должны быть у юридического лица

Уведомление о смене реквизитов нужно отправлять в контролирующие органы и партнерам, с которыми заключены долгосрочные договорные обязательства. 

Далеко не все параметры юридического лица подлежат изменению. Реквизиты предприятия подразделены на две группы —основные и банковские. К основным реквизитам юридического лица относятся:

1. Название организации. В наименовании, которое указывается в различных документах, обязательно должно быть указано не только фирменное название, но и организационно-правовая форма компании (ООО, АО). Если организация имеет сокращенное название, это должно быть отражено в учредительных документах. Измениться может как название, так и правовая форма предприятия. 
2. Юридический адрес —место нахождения предприятия, внесенное в учредительные документы и государственный реестр. Полный юр. адрес включает в себя индекс, страну, регион, название населенного пункта, улицу (или микрорайон), номер здания и помещения (например, офиса). Помимо юридического адреса может быть фактический адрес, но в документах всегда указывается именно тот, который внесен в госреестр. 
3. Руководитель предприятия— полное имя и наименование должности ЕИО (единоличного исполнительного органа).
4. Налоговые реквизиты — индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки на учет (КПП) и основной государственный номер (ОГРН). Все эти реквизиты присваиваются организации при регистрации и не меняются на протяжении всей ее деятельности.
5. Коды ОКВЭД — хоть и не относятся к основным реквизитам организации, но иногда их надо указывать в документах. Коды с обозначением вида деятельности могут меняться и дополняться в процессе работы предприятия.
6. Код ОКАТО определяет принадлежность организации к определенной административной территории РФ. Каждый населенный пункт имеет свой собственный код в общероссийской классификации. Код ОКАТО меняется при смене юридического адреса и переезде компании в другой населенный пункт или регион.
7. Код ОКПО определяет деятельность компании в Общероссийском классификаторе предприятий и компаний, он предназначен для учета и ведения статистики в общем информационном бизнес-пространстве. Учет ведет Росстат.

Чаще всего уведомление о смене реквизитов организации требуется при изменении юридического адреса или расчетных счетов организации. Под банковскими реквизитами подразумеваются:

• название банка, в котором обслуживается организация;
• БИК – код идентификации, индивидуальный для каждого банка;
• расчетный счет компании – цифровая комбинация присвоенного организации счета, через который производятся все виды расчетов с контрагентами.

Важно! Правило, обязывающее юридические лица сообщать о смене банковских реквизитов в контролирующие органы, было отменено — сейчас банки сами уведомляют налоговую об изменении расчетных счетов организаций (приказ ФНС № ММВ-7-14/292@).

Подробнее о том, как составить доп. соглашение к договору

Почему надо отправлять контрагентам уведомление о смене реквизитов

При смене основных или банковских реквизитов организации уведомление контрагентов  необходимо по нескольким причинам:

• Если с партнерами заключены договора, в них обязательно указаны основные и банковские реквизиты сторон. При смене, например, юридического или фактического адреса договор теряет достоверность, поэтому надо внести в него изменения —уведомление о смене реквизитов в письменной форме или дополнительное соглашение. Если у вас нет времени самостоятельно рассылать уведомления, поручите эту работу
  профессионалам на аутсорсе
  . Так вы обезопасите себя от проблем с контрагентами и освободите время от рутинных и бумажных дел. 
• Если речь идет о смене  банковских реквизитов, то несвоевременное уведомление об изменении расчетного счета может привести к финансовым недоразумениям между партнерами. Без уведомления о смене банковских реквизитов организации контрагенты могут производить расчеты на старые счета, указанные в договоре. При этом предъявить им претензию компания не имеет права.

Если говорить о правовых аспектах, то прямого требования оповещать партнеров о смене реквизитов, в законодательстве нет. Но в некоторых случаях могут применены положения закона № 115-ФЗ «О противодействии отмыванию доходов» (подп. 1 п. 1 ст. 7 закона № 115-ФЗ). Это касается договоров, заключенных с банками.

Согласно ст. 421 ГК РФ любые изменения и дополнения к Договору вступают в силу только при условии оформления  в письменном виде. Конкретных требований к форме внесения изменений законом не установлено, его можно оформить в виде уведомления о смене реквизитов и дополнительного соглашения (пост. Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда по делу №А72-6245/2012 от 20.12.2012). 

Инструкция по смене юридического адреса ООО

Кому надо отправить уведомление при смене реквизитов

В договорах всегда указываются основные и банковские реквизиты сторон, поэтому при их изменении необходимо оповестить всех контрагентов:

• партнеров по совместному ведению бизнес-проектов;
• поставщиков сырья, материалов, инструментов, оборудования;
• клиентов и заказчиков;
• других партнеров.

Как составить уведомление о смене реквизитов организации для контрагентов

Установленного бланка для  уведомления о смене реквизитов законодательством не предусмотрено, поэтому составлять его можно составить в свободной форме. Чаще всего документ оформляется в виде делового письма, содержание которого зависит от того, какие именно реквизиты изменились у организации.

Каждая организация имеет право разработать собственный бланк для уведомлений о смене реквизитов организации для контрагентов. Важно учитывать общие требования к составлению документа. Правильно составить бланк и учесть все особенности именно вашей организации помогут специалисты сервиса Главбух Ассистент. Им удобно доверить не только стандартный документооборот, но и бухгалтерские дела, связанные с налогами и отчетностью.

Сведения, которые должны обязательно содержаться в уведомлении:

• наименование, юридический и фактический адрес, телефон, электронная почта организации отправителя;
• название компании адресата, должность и ФИО руководителя или уполномоченного лица;
• дата и место составления документы;
• текст, отражающий суть изменений — вид реквизитов, которые изменились;
• дата прекращения действия прежних реквизитов;
• рекомендации по изменению старых сведений и использованию новых реквизитов;
• новые реквизиты;
• дата подписания документа;
• должность, ФИО и подпись лица, заверившего документ.

Сам текст документа, не считая вводных данных и подписи, может быть составлен в свободной форме. Основная задача — известить контрагента о том, что у организации изменились данные (расчетный счет, юридический адрес) и сообщить новые реквизиты. Можно использовать текстовое изложение, но удобнее просто заполнить графическую таблицу, которые обычно размещают в конце официальных документов для подтверждения сведений об организации.

Как отправить документ

Современные предприятия во многих случаях используют электронный документооборот, отправить уведомление о смене реквизитов можно по электронной почте. Но по закону документ считается действительным только в письменном виде. Это означает, если организация отправила контрагенту электронную версию документа, нужно дополнительно отправить по почте или курьером бумажную версию.