Электронный документооборот в организации: что это и для кого подойдет

Документооборот компании - один из самых больших пожирателей времени и ресурсов. Бумаги нужно распечатать и отнести тому, для кого они предназначены. Затем хранить, защищать от утери и повреждения, доставать из архива, если сведения понадобились спустя некоторое время.

Еще сложнее обстоят дела, когда один договор или письмо хотят согласовать сразу много людей. Или предприятия состоят из разветвленной и удаленной сети, а бумаги, созданные в одном филиале, будут использовать в другом.

Большинство этих затруднений может решить система электронного документооборота (ЭДО). Идея такого способа обмена информацией состоит в том, что при создании каждого носителя информации в компании, он сразу поступает с помощью специальных компьютерных программ оператору ЭДО.

Оператор — уполномоченная компания, обладающая лицензией для работы с программами ЭДО. Через собственные программные продукты оператор получает, шифрует защищенной подписью, передает и хранит документацию клиентов. Внутрисистемные транзакции проходят через облачные сервисы такого провайдера, поэтому получатели внутри компании и контрагенты получают информацию уже через 3-5 секунд после отправки.

Отличие, например, от электронной почты здесь состоит в том, что переданные таким способом документы имеют юридическую силу. Во-вторых, получатель может проводить с этими посланиями различные операции, например, может вернуть на доработку. Причем все, кого документ касается, сразу же видят любые изменения статуса. 

При большом количестве положительных сторон электронный документооборот в компании имеет определенные недостатки. Плюсы и минусы такого подхода представлены в таблице.

Органы власти и контролирующие инстанции активно внедряют, а часто обязывают предпринимателей переходить на цифровые форматы, особенно в сфере отчетности. В частности, Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ регламентирует порядок использования цифровой подписи. Приказ ФНС от 24.03.16 № ММВ-7-15/155@ вводит в обращение формат счета-фактуры, обязательный для применения организациями, а приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н трактует порядок передачи и обмена счетами-фактурами и другими документами.

Многие отчеты в налоговой и Пенсионном фонде уже не принимают в бумажном виде. С 2020 года разрешена подача бухгалтерского баланса без «живой» подписи руководителя. По мере цифровизации экономики переход на ЭДО из приятной опции превращается в обязательный инструмент для бизнеса.

Читайте еще: СЗВ-СТАЖ — кто должен подавать отчёт в электронном виде.

Как организовать электронный документооборот

Есть несколько этапов перехода на новую систему. Для начала отбирают те процессы и документы, которые:

• нужны для электронной отчетности перед контролирующими органами;
• требуют квалифицированной подписи при передаче контрагентам;
• поглощают максимум ресурсов;
• участвуют в передаче на расстояния: контрагенты или филиалы в других городах.

Следующим этапом будет выбор оператора ЭДО. Здесь, помимо цены за количество документов, следует обратить внимание на то, какие из ваших контрагентов уже подключены к операторам.

Важно также, смогут ли провайдеры ЭДО интегрировать существующую в вашей компании инфраструктуру в свою систему. Обратите внимание, есть ли у компании четкие инструкции по пользованию и программы для обучения персонала.

После выбора подходящего провайдера заключите с ним договор, а через некоторое время измерьте результат в сэкономленных часах, деньгах и проценте роста эффективности проходящих бизнес-процессов. Реальные цифры станут подтверждением того, насколько эффективно ЭДО помогает экономить ресурсы. Автоматизация не зря считается наиболее эффективным способом оптимизации наряду с аутсорсингом непрофильных процессов - бухгалтерии, юридической поддержки. Передав часть функций  на аутсорс и сократив затраты на ведение бумажных и рутинных дел, вы сэкономите расходы компании. Убедитесь в выгоде сами. 

Читайте еще: Как оформить вкладыш в трудовую книжку.

Экономика уже по многим направлениям переходит на цифровые форматы. Пример того, как средства электронного документооборота применяют в глобальном масштабе — электронная бухгалтерская отчетность и повсеместное введение онлайн-касс. Если у вас есть сложности с применением онлайн-касс, изучите этот материал.

Руслан Кудабаев, руководитель проектов отдела внедрения и продаж систем электронного документооборота ГК «СофтЭксперт»

Переход на систему электронного документооборота, или СЭД, в первую очередь позволит оптимизировать бизнес-процессы. Вот несколько рекомендаций, как это сделать.

1. Если сейчас по регламенту для согласования договора требуется несколько подписей, на предприятии они собираются последовательно. В СЭД можно настроить параллельное визирование, если есть этап, на котором порядок согласования не важен. Это существенно ускорит время.

Лайфхак! Если замечания согласующих будет устранять исполнитель, настройте систему так, чтобы работа над ошибками началась только после получения замечаний от всех участников согласования. Так вы сэкономите рабочее время специалистов и руководства.

2. Откажитесь от печати копий документов для передачи их в работу, используйте СЭД. Это пустая трата времени, расходных материалов и места для хранения. Поэтому рекомендуем оставить документ по месту регистрации, а в СЭД настройте передачу задачи.
3. Некоторые документы можно перевести в электронный вид полностью! Если есть сомнения, начните со служебных записок. Так вы отработаете порядок работы с электронными документами.
4. Согласно №63-ФЗ, вход в СЭД под своим логином и паролем соответствует простой электронной подписи. Поэтому большинство документов можно согласовать нажатием кнопки в системе, этого вполне достаточно.
5. Внедряя СЭД, не забудьте прописать соответствующие алгоритмы работы в вашей инструкции по делопроизводству. Это позволит избежать спорных ситуаций. Разумеется, по мере работы появится множество узких моментов, которые невозможно просчитать заранее, поэтому вначале введите временный регламент и постепенно дорабатывайте его.
6. Не пытайтесь автоматизировать все процессы сразу. Разбейте внедрение на этапы, чтобы люди привыкли к системе и отработали механизмы взаимодействия. Начните с регистрации и сканирования документов, затем перейдите к доведению документов до исполнителей в электронном виде. А потом уже можно смело автоматизировать остальные бизнес-процессы и использовать мобильные решения для удаленной работы сотрудников.

Успешной автоматизации!

Применение в малом бизнесе

Меньше всего потребность в переходе на новый формат работы ощущают руководители небольших компаний. Такие предприятия генерируют не очень много документов.

Тем не менее, уклон в сторону цифровизации экономики и позиция контролирующих органов дают четко понять, что скоро и малый бизнес перестанет быть исключением. Пока ещё есть поблажки для организаций численностью до 25 человек, которым разрешена подача отчетов в бумажном виде.

Однако, так долго не будет продолжаться — по НДФЛ-2, НДФЛ-6 и РСВ с 2020 года численность организаций, имеющих право на «бумажную» отчетность, уже снизили с 25 до 10 человек. Поэтому малому бизнесу, вероятно, стоит задуматься о создании электронного документооборота еще до введения подхода в приказном порядке — будет время изучить, протестировать и приучить сотрудников.

К тому же, не обязательно переводить весь обмен на предприятии на электронный документооборот. Часть из существующих коммуникаций можно оставить в традиционном бумажном виде, сначала перевести наиболее важные, а затем подключать новые. Это поможет сэкономить в первое время на количестве транзакций через оператора ЭДО и попробовать функционал на практике и с небольшими затратами.

Читайте еще: Сколько нужно хранить бухгалтерские документы. 

Лучшие системы ЭДО

Прежде чем выбрать вендора, определитесь с нужными вам действиями и тем функционалом, который предлагают компании. Системы ЭДО, кроме отправки, хранения и электронной подписи, могут решать много задач. Это регистрация входящих, нумерация и ведение реестра, отслеживание дублей, постановка задач для исполнения, отслеживание пути документа и стадии, в которой он находится.

Вообще отличный вариант для выбора — наличие демо-версии: компания, которая настроена обеспечить вам хороший сервис, обязательно предоставит пробную версию. Всего систем ЭДО на рынке - несколько десятков, поэтому рассказываем о самых распространенных. 

• Дело —  включает интеграцию с 1 С, обеспечивает управление документами, делопроизводством и договорами. Есть возможность вести проекты, ставить задачи и контролировать их исполнение. Включены модули управления закупками и совещаниями, юридический документооборот. Существует мобильная версия.
• 1 С Документооборот — один из модулей платформы 1 С. Есть калькулятор для расчета стоимости, обучающая программа, поддержка. Существует специальная версия для малых предприятий. Бесплатная демоверсия без регистрации.
• Е1 Евфрат — программа, отличающаяся большим количеством собственных находок и разработок. В наличии функционал распознавания и сжатия информации, отслеживание маршрутизации, вход и регистрация посланий, создание отчетов.
• Диадок — дает  возможность проверить, кто из контрагентов подключен к программе, работает мобильное приложение. Диадок интегрируется с 1 С и большинством других учетных программ (Oracle, Elma, Docsvision и т.д).

Читайте еще: Онлайн бухгалтерия для ИП.

Автор Легкий Сергей