Как составить УКД в 2020 году

Универсальный корректировочный документ позволяет изменить сведения ранее оформленного счета-фактуры на отгрузку (УПД) и создать официальное уведомление для покупателя об изменение стоимости товаров или услуг.

О том, когда применяется и как оформляется универсальный передаточный документ, подробнее здесь

Предложение об изменение цены может исходить от поставщика или покупателя в связи со сменой стоимости товара или тарифа на услугу или из-за уменьшения или увеличения объема поставки. Для оформления УКД необходимо согласие обеих сторон об урегулировании фактических расхождений с указанными в первоначальных документах данных. По общим правилам универсальный корректировочный документ оформляется в тех случаях, когда:

• между двумя сторонами был оформлен первичный документ (УПД, счет-фактура на отгрузку) и договор поставке товаров или выполнении работ (договор, соглашение);
• стоимость товара или услуг изменилась из-за уменьшения или увеличения объема, повышения или снижения цены за единицу товара (в случае оказания услуг - тарифа;
• одна из сторон предложила внести корректировки по изменению стоимости договора, вторая дала согласие.

Например, между продавцом и покупателем заключен договор поставки товаров в определенном количестве. После отгрузки объем товара оказался меньше, чем указано в первичном договоре. Стороны пришли к соглашению об уменьшении суммы договора. В таком случае УКД выступает как корректировочный счет-фактура и служит уведомлением о согласии сторон на внесение изменения цены.

Ответ на вопрос, когда выставляется счет-фактура, здесь

Важно! Использование универсального корректировочного документа носит рекомендательный характер, поэтому у сторон есть выбор, какой порядок применять в хозяйственной деятельности.

О правилах заполнения первичного счета-фактуры читайте здесь

Универсальный корректировочный документ не применяется в тех случаях, когда оформляется возврат товара с отдельной процедурой оформления и регистрации первичных документов:

• возврат неоплаченных товаров, принятых по счету-фактуре под реализацию;
• возврат не принятых на учет товаров покупателем, при котором продавец регистрирует собственный счет-фактуру на отгрузку.

Не применяется УКД, если изменение стоимости сделки связано с необходимостью исправления ошибки, допущенной поставщиком в начальном комплекте первичных документов (передаточных документах на отгрузку или счете-фактуре).

В условиях пандемии часто возникают сложности с ведением бухгалтерии, возникают юридические и кадровые вопросы. Эксперты сервиса Главбух Ассистент возьмут на себя все задачи и контакты с контролирующими органами, оптимизируют налоги и взносы. Узнайте подробнее.

Форма и образец УКД

Принятая к документообороту форма УКД не унифицирована, поэтому каждая организация или ИП может создать собственный бланк. УКД состоит из трех частей:

1. В левом верхнем углу находится форма с указанием статуса документа, строками для внесения реквизитов документов и подписания соглашения между сторонами.
2. Первый блок, выделенный жирной линией, представляет собой корректировочный счет-фактуру, в которую вносятся измененные данные.
3. Второй блок – это первичный учетный документ, который подтверждает факт согласия второй стороны (покупателя) с изменением цены отгруженного товара или оказанной услуги.

Как заполнить универсальный корректировочный документ

В самом начале заполнения УКД надо обозначить статус документа, то есть, его конкретное назначение:

• статус 1 означает, что документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первичного учетного документа (соглашение на изменение стоимости);
• статус 2 указывается в том случае, когда УКД используется только для подтверждения изменения цены ранее отгруженного товара по соглашению сторон.

При статусе 1 заполняется оба блока документа с указанием первичного счета-фактуры и основания для изменения цены. В том числе номер и дата передаточного отгрузочного документа и договора поставки. При статусе 2 в УКД заполняется только второй блок, вместо показателей счета-фактуры ставятся прочерки. То есть не заполняются поля:

• "к счету-фактуре (счетам-фактурам) №...от..., с учетом исправления №...от..." (строка 1б);
• "В том числе сумма акциза" (графа 6);
• "Налоговая ставка" (графа 7).

В шапке УКД указываются обязательные реквизиты. Наличие в форме обязательных реквизитов первичного учетного документа установлено ч. 2 ст. 9 федерального закона № 402-ФЗ. К ним относятся:

• номер и дата составления настоящего корректировочного документа, а также сведения счета-фактуры, в который вносятся изменения;
• наименование, адрес и налоговые данные продавца;
• наименование, адрес и налоговые данные покупателя;
• наименование и код валюты, в которой производятся расчеты.

Первый блок УКД представляет собой таблицу с графами, в которую вносятся;

1. Наименование товара или услуги (графа 1).
2. Показатели по количеству и стоимости отгруженных товаров (выполненных услуг) с указанием изменений по разделам (графа 1а) – А (до изменений), Б (после изменений), В (увеличение), Г (уменьшение). Последние две графы заполнять не обязательно.
3. Единицы измерения с кодом товара (графа 2) и условным обозначением количества (графа 2а).
4. Количество или объем товаров до и после изменения (графа 3).
5. Цена товара до и после изменения (графа 4).
6. Общая стоимость товаров до и после изменения (графа 5).
7. Сумма акциза (графа 6) заполняется только для подакцизных товаров.
8. Налоговая ставка (графа 7).
9. Сумма налога с общей стоимости (графа 8).
10. Стоимость товаров с учетом налога до и после изменения (графа 9).

Графы А и Б в правой части таблицы заполняются по необходимости:

• Графа А (№ п/п) предусмотрена лишь для удобства поиска позиции;
• Графа Б (код товара, работ, услуг) предусмотрена для идентификации товара (работы, услуги).

В нижней части таблицы расположен раздел для заверения корректировочного счета-фактуры. Право на заверку УКД имеет руководитель организации, индивидуальный предприниматель, главный бухгалтер или ответственное лицо, имеющее соответствующие полномочия. ФИО и должность сотрудника, уполномоченного подписывать документы, указываются дополнительно.

Второй блок представляет собой уведомление об изменении стоимости договора (в правой части) и согласие второй стороны (в левой части). В верхней общей части обязательно указывается название, номер и дата передаточного документа, в который вносятся корректировки, и договора поставки.

Правую часть заполняет руководитель или уполномоченный сотрудник стороны, выступающей с предложением об изменении стоимости. Обязательно указывается должность, ФИО руководителя и ответственных лиц. Левая часть заполняется второй стороной в случае согласия с предложенными изменениями. Подписывается ответственными лицами второй стороны. Обязательно указание даты соглашения. В обеих частях обязательно полное название субъектов хозяйственной деятельности (компании, ИП).