Штатное расписание: особенности составления и образец 2025 года

Таблица по отчетности в 2025 году для руководителей ООО и ИП. Проверьте своего бухгалтера>>>

Трудовой кодекс прямо не указывает на обязанность каждой коммерческой организации или ИП составлять штатное расписание. Но работодатель, у которой есть сотрудники, не сможет работать без этого документа. Штатное расписание указано как основа для определения трудовых отношений в части 1 статьи 15.2 ТК и понятия трудовой функции в части 2 статьи 57 ТК. То есть трудовые отношения могут возникнуть только на основании выполнения работником трудовой функции, которые должны быть полностью прописаны и соответствовать должности в штатном расписании. А значит, можно сделать вывод, что все работодатели должны составлять штатное расписание.

Важно! Штатное расписание бюджетного учреждения прямо предусмотрели в законодательстве и делегировали руководителю учреждения.

Должность работодатель вправе указать по собственному усмотрению. Главное, чтобы название должности соответствовали трудовой функции, которую выполняет конкретный сотрудник. Исключение - работа, которая связана с предоставлением льгот, компенсаций либо наличием ограничений, называть должность произвольно нельзя. Например, если речь идет о досрочной пенсии за работу во вредных или опасных условиях труда. Такие должности называйте в штатном расписании именно так, как они указаны в квалификационном справочнике или профессиональном стандарте (ст. 57 ТК, п. 5 письма Минтруда от 04.04.2016 № 14-0/10/13-2253, письмо Минтруда от 12.11.2018 № 14-1/ООГ-8889). Это необходимо для того, чтобы впоследствии можно было предоставить пенсионные льготы сотрудникам. То есть, полное соответствие наименований должностей в штатном расписании и списках № 1 и 2, а также в профессиональном стандарте не обязательно, если по данной должности законодательством РФ не предусмотрено предоставление компенсаций, льгот или каких-либо ограничений и не установлены требования к квалификации работников.

Важно! Если сотрудник подал иск по необоснованному увольнению, без штатного расписания будет нелегко доказать, что увольнение законно. Тем более невозможно предоставить суду доказательства, что на момент увольнения сотрудника по сокращению у организации не было вакантных мест для увольняемого. Прямая обязанность работодателя при сокращении сотрудника предложить другие рабочие места, закрепленные в штатном расписании (ст. 179 ТК).

Как составить штатное расписание

Директор вправе сам решить кто именно составляет штатное расписание. Например, он может назначить ответственным сотрудника из отдела кадров или бухгалтерии. Эту обязанность отдел кадров закрепляет в трудовом договоре или должностной инструкции выбранного сотрудника, который составляет штатное расписание..

Работодатель вправе выбрать самостоятельно форму штатного расписания. Конкретного указания на это в ТК нет. Можно применить:

• унифицированную форму Т-3;
• самостоятельно разработанную форму. В этом случае, в ней должны быть все необходимые реквизиты и ее должен утвердить руководитель.

Чем удобнее унифицированная форма Т-3? Законодатель уже самостоятельно учел все требования закона, а уполномоченные органы дали разъяснения по заполнению. В разработанной работодателем форме, это нужно сделать самостоятельно.

В штатном расписании не указывают конкретные фамилии сотрудников, а только должности и оклад. Работники назначаются на должность приказом руководителя уже после утверждения штатного расписания.

Таблица. Какие сведения и в каких графах указывать при составлении штатного расписания по форме Т-3.

После составления штатное расписание утверждает и подписывает руководитель компании и главный бухгалтер. Специальные приказы издают, когда уже есть утвержденная форма штатного расписания, чтобы ввести документ в действие или оформить в нем изменения.

Образец заполнения. Пример штатного расписания по унифицированной форме Т-3.

Один директор. Нужно ли штатное расписание.

У директора организации двойственный статус. Он является одновременно и сотрудником, который состоит с организацией в трудовых отношениях, и единоличным исполнительным органом организации. Законом не предусмотрены ограничения по количеству сотрудников в ООО. Директор ООО может работать в компании один, без найма сотрудников.

Сотрудник, то есть директор, будет принят на работу в соответствии с должностью, указанной в штатном расписании, независимо от наличия других сотрудников. Поэтому даже для одного сотрудника, в лице директора, нужно составить штатное расписание.

Документ можно составить так, чтобы предусмотреть в будущем прием сотрудников. В этом случае указывается не одна позиция, а несколько.

Заполняем штатное расписание для ООО образец с одним директором

• в алфавитном порядке указываем подразделения ООО (если есть);
• в графу 2 вносим коды;
• указываем должность в соответствии с наименованием в классификаторе должностей и данными из трудовой книжки;
• единственный директор вправе оформить себя на 0,5 или 0,25 ставки (графа 4);
• если предусмотрены надбавки, то заносим их в графы 6-8;
• указываем полный размер суммы, подлежащей к выплате (графа 9);
• если необходимо внести примечания - вносим в графу 10.

Единственный директор подписывает ШР не только от своего имени, но и от имени главбуха. Для ШР можно использовать унифицированную форму или собственный бланк ООО.

Пошаговая инструкция по заполнению штатного расписания 2025

Шаг 1. Определяем структурные подразделения в штатном расписании. За основу формирования отделов берется организационная структура. Под структурными подразделениями понимают отдел, цех, участок, филиал, представительство. Первым отделом указывается руководящий состав работодателя, далее идут отделы в порядке подчиненности. Каждому отделу присваивается код, который заносится в графу 2. если отделы большие, то выделяют несколько мелких. Например, Отдел по финансовому управлению - код 02 - подразделяется на бухгалтерию - код 02.1; 02.2 - экономический отдел и т.д.

Шаг 2. Подсчитать штатную численность. Штатную численность сотрудников или подразделений работодатель определяет самостоятельно в соответствии со структурой компании, ее функциями и уровнями управления. Количество штатных единиц рассчитайте по каждой должности, профессии.

Штатную численность сотрудников можно рассчитать по формуле:

Важно! К штатной численности сотрудников установлены обязательные требования. Если, например, в ООО больше пятидесяти сотрудников, то работодатель обязан ввести в штатное расписание специалиста по охране труда или создать соответствующую службу (ст.217 ТК). Если сотрудников меньше пятидесяти, то руководитель либо сам выполняет подобную функцию либо нанимает сотрудника, заключив с ним договор ГПХ. Полученное число работников указываем в строке утверждения формы.

Шаг 3. Указать наименование должностей. Указывайте должности в штатном расписании в именительном падеже без сокращений. Если работа предполагает разные права, обязанности, уровень ответственности, называйте должности по-разному. Например, специалист может быть младшим, старшим, главным. Не используйте в названии должности иностранные буквы и слова. Должности прописываются в графе 3 с указанием наименования, категории, разряда. Особенное внимание уделяется правильному написанию должностей, по которым сотрудникам положены льготы или компенсации. Соответствие должностей текущим профстандартам лучше проверить на сайте Минтруда.

Шаг 4. Указываем размер заработной платы, надбавок. В графе 5 прописывается размер оплаты труда работника за месяц. В графы 6–8 штатного расписания внесите надбавки. Они включают стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, доплаты, надбавки, в том числе региональные. Укажите надбавки, которые устанавливает законодательство, и те, которые работодатель утвердил в локальном нормативном акте. При этом показатели в графах 5–8 могут быть выражены не только в денежном эквиваленте – в рублях, но и в других единицах измерения. Например, в процентах или коэффициентах.

Важно! Если должности одинаковые, то и заработная плата сотрудников не должна отличаться и не быть меньше МРОТ.

Шаг 5. Утверждение штатного расписания. Документ подается на согласование и подпись главбуху и кадровику либо иным уполномоченным лицам с правом подписи.

Обратите внимание: Перед утверждением штатного расписания на 2025 год, проверьте:

1. Размер заработной платы. Соответствует ли зарплата новому МР ОТ или региональной минимальной заработной плате.
2. Лишние вакансии. Исключите из штатного расписания все вакантные должности, которые не планируете заполнять в ближайшее время.
3. Размер оклада после индексации. Проверьте, что отразили в штатном расписании повышение окладов в связи с индексацией зарплат.
4. Доплаты за вредные или опасные условия труда. Исправьте ошибку, если повысили сотруднику оклад за работу во вредных или опасных условиях труда

Как внести изменения в штатное расписание

В законодательстве не установлен конкретный срок, на который составляется ШР. На практике расписание составляют на год, и в течение года при необходимости в него вносятся изменения. Поправки вносятся в случаях, когда в компании изменяется количество сотрудников, добавляются или упраздняются новые отделы или должности, пересматриваются оклады. Частота внесения изменений в ШР не ограничивается конкретными рамками, это зависит от производственной необходимости и определяется руководителем.

Внести изменения в действующее штатное расписание можно двумя способами: издать приказ о внесении изменений в штатное расписание или оформить штатное расписание в новой редакции и утвердить его приказом. Выбор способа, зависит от работодателя. В случаях, когда изменения носят единичный характер, удобнее издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Например, если изменилось наименование должности сотрудника. В случаях, когда планируется внести много изменений, разрабатывается и утверждается новое ШР.

Таблица. В каких случаях нужно менять штатное расписание.

Процедура внесения изменений в ШР начинается с приказа руководителя с указанием причин необходимых поправок. После того, как приказ подписал руководитель, документ регистрируется в журнале для регистраций компании.

Внесенные коррективы вносят в личные карточки и трудовые книжки сотрудников после информирования их об этом. О предстоящих изменениях в размерах окладов работников предупреждают не позднее чем за 2 месяца до запланированного события. Корректировка оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору.

Согласно п.71 перечня по хранению архивных документов (приказ Минкультуры за №558 от 25.08.2010) установлены следующие сроки хранения документации:

• бессрочно для тех ООО, где ШР было составлено и принято;
• в течение трехлетнего срока для других компаний;
• штатные расстановки хранятся 75 лет (списки по должностям, в том числе и вакантным).

Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание при изменении оклада сотрудника.

Когда ввести в действие новое штатное расписание при сокращении

Проект нового штатного расписания разработайте одновременно с приказом о сокращении на самом первом этапе процедуры сокращения. При этом вводите новую редакцию «штатки» в действие по мере фактического сокращения сотрудников.

В общем случае новую редакцию штатного расписания вводят в действие на следующий день после того, как пройдет основное сокращение. До момента, когда увольняют сотрудников, которых планируют сократить, за ними сохраняют место работы и должности, которые они занимают в штатном расписании. Правомерность такой позиции подтверждают и суды. См., например, определения Московского городского суда от 17.06.2010 № 33-17293 и от 25.06.2010 № 4г/3-3606/10.

При этом возможны ситуации, когда сотрудников увольняют:

• досрочно, до истечения срока предупреждения об увольнении. В этом случае изменения в штатное расписание в отношении численности или должностей таких сотрудников при желании внесите со следующего дня после того, как они уволились, но не позднее общей даты сокращения, которую запланировали по приказу;
• позднее, чем запланировали, например, если на дату сокращения они болели или находились в отпуске. В этом случае изменения в штатное расписание в отношении численности и должностей таких сотрудников нужно будет вносить строго со следующего дня после их увольнения.