Как составить письмо о задержке поставки товара от поставщика: заполненный образец

Опасные схемы обнала: что заметят банки и ФНС>>>

Кто и когда пишет письмо

Письмо о задержке поставки товара от поставщика — это документ, в котором продавец уведомляет покупателя о нарушении сроков поставки и причинах нарушений. Такая переписка не обязательна, но показывает уровень ответственности исполнителя, его намерения продолжить сотрудничество с клиентом.

В текущей ситуации компании может потребоваться написать антикризисные письма не только контрагентам, но и налоговой, банкам, собственникам. Доверьте оформление документов команде аутсорсинга Главбух Ассистент. Специалисты подберут безопасные формулировки для договоров, пропишут условия форс-мажора и помогут получить отсрочки по платежам. Все эти услуги уже включены в тарифы — рассчитайте оптимальный для вашего бизнеса. Передайте бухгалтерию на аутсорсинг.

Оставить заявку

Кроме того, письмо о задержке поставки товара поможет в досудебной работе, если заказчик выставит претензию на имя поставщика. Официальное уведомление можно представить и в суде как доказательство непреднамеренного нарушения. Это может помочь заключить мировое соглашение.

Впрочем, поставщик обязан написать письмо о задержке поставки товара по закону, если: 

• это предусмотрено договором поставки или купли-продажи;
• поставка сорвалась по вине заказчика (п. 2 ст. 487, ст. 509 ГК РФ);
• нарушение – следствие форс-мажора (например, стихийное бедствие и пр). В случае непреодолимых обстоятельств исполнитель освобождается от штрафных санкций и возмещения убытков (п. 10 Постановления Пленума ВС РФ № 7 от 24.03.2016). 

Важно! Форс-мажор нужно официально доказать. К примеру, стихийное бедствие подтвердит МЧС. А плохую погоду (опасное природное явление), которое препятствовало поставке товаров, — Росгидрометеоцентр. 

Письмо о задержке поставки товаров пишут как поставщики, так и заказчики. Так покупатели напоминают продавцам, что поставка просрочена, и нужно исправить нарушение, вернуть аванс или заплатить неустойку.   

Эксперты аутсорсинговой компании Главбух Ассистент разработали базу шаблонов, всего 64 образца, которые помогут сократить время специалистов юрдепа на подготовку проекта или согласование договора контрагента. Образцы содержат все необходимые по закону условия и учитывают интересы обеих сторон договора.

Скачать образцы

Причины срыва поставок

В письме нужно указать причину задержки. Все индивидуально: например, если возникли проблемы с растаможкой, поставщик уведомляет клиента письмом о задержке поставки товара от поставщика на таможне. 

Может подвести и транспортная компания. На это тоже можно сослаться, приложив к письму копию договора на оказание транспортных услуг и товарно-транспортную накладную — подтвердить факт отправки. Если сложности с поставкой товара возникли из-за производителя, прямо напишите об этом покупателю в письме о задержке. 

Главное — уведомляйте обо всех отклонениях от оговоренного срока и по возможности прилагайте подтверждающие документы.

Нарушение сроков из-за законодательных ограничений

Если у продавца срывается поставка из-за региональных ограничительных мер, письма о задержке поставки товара от поставщика в связи с этим будет мало. Чтобы обезопасить себя, следует изменить условия договора, указав более позднюю дату. В крайнем случае можно временно приостановить или заморозить договор.

Важно! Обычно в законе порядок переноса срока поставок из-за ограничений не установлен, стороны согласуют новые сроки в дополнительном соглашении к договору поставки. Если покупатель не согласен менять условия, сделать это можно по решению суда.

Если поставщик уверен, что задержка несущественна и порядок работы скоро восстановится, можно написать клиенту письмо о задержке поставки товара от поставщика в связи с временными ограничениями. Если заказчик примет новые условия, допсоглашение заключать не обязательно.

Как согласовать условие о поставке в договоре

По сути, условие о сроке поставки не является существенным (п. 7 Постановления Пленума ВАС РФ № 18 от 22.10.1997). Но некоторые суды считают, что если срок поставки не согласован, договор становится фактически незаключенным, поскольку не порождает прав и обязанностей сторон (ст. 506 ГК РФ). 

Читайте также: Договор поставки, аренды и подряда: как защитить себя от налоговых рисков

Ваши бухгалтерские и налоговые сложности – наша забота

Получите бесплатную консультацию по вашей ситуации от экспертов-лидеров отрасли:

• ★ Выявим скрытые налоговые риски
• ★ Подскажем законные способы снижения налоговых платежей
• ★ Поможем исправить ошибки в учете
• ★ Предложим решение именно для вашего бизнеса

Почему директоры обращаются именно к нам:

• Команда главных бухгалтеров, юристов, кадровиков и бывших налоговиков
• Решаем проблемы, с которыми не справляются другие
• Работаем с любыми системами налогообложения
• Исправим чужие ошибки в учете
• Снизим ваши расходы на бухгалтерию до 70%
• Беремся даже за самые сложные случаи

Бесплатная консультация

Подписывая договор поставки, стороны определяют предмет соглашения, сроки и условия поставки. Срок поставки — это момент, в который поставщик передает товар покупателю (ст. 506 ГК РФ). Согласование срока нужно не только покупателю, но и поставщику — чтобы распланировать все связанные операции (производство, хранение, доставка). 

Срок определяют как указание на (ст. 190, 191 ГК РФ):

• конкретную дату («Товар по настоящему договору должен быть передан покупателю "___" _______ 20__ г.»);
• определенное событие («Товар по настоящему договору должен быть передан покупателю в течение одного месяца после дня начала навигации на реке Волга в районе г. Казань в 20__ г.»);
• период времени («Товар по настоящему договору должен быть передан покупателю в течение ___ календарных дней с момента заключения договора).

Грамотно оформить все сопроводительные документы поможет команда аутсорсинга Главбух Асcистент. Эксперты сами следят за сроками поставки и учитывают все изменения в гражданском, налоговом и финансовом законодательстве при подготовке документов, с учетом всех изменений. Вместо одного штатника на вас работает целая команда: услуги кадровика, бухгалтера и юриста включены в каждый тариф. 

Посмотреть тарифы

Ответственность поставщика

По договору поставки возникает гражданско-правовая ответственность — материальные санкции к стороне, нарушившей условия контракта. Даже если поставщик написал письмо о задержке поставки товара, это не освобождает его от взысканий со стороны заказчика.

В таблице — основные формы материальной ответственности поставщика.

В договорах поставки, купли-продажи, подряда исполнение обязательств обычно обеспечивают неустойкой — законной или договорной. Договорная неустойка определяется по соглашению сторон, законная — по нормам закона (к примеру, по 44-ФЗ). 

Пени и штрафы — это тоже неустойка: штраф обычно фиксируют, а пени рассчитывается по формуле, которую стороны согласуют при заключении договора.

Важно! Если неустойка уже зачтена, покупатель не может взыскать с поставщика еще и проценты (п. 42 Постановления Пленума ВС РФ № 7 от 24.03.2016). То есть, если стороны договорились о начислении неустойки за нарушение сроков поставки, то одновременно начислить проценты на сумму долга нельзя.

Если стороны не согласовали условие об ответственности за просрочку поставки, поставщик пишет письмо о задержке поставки товаров, а заказчик в ответ может потребовать возмещение убытков, если докажет, что они наступили. Но потребовать уплаты процентов от продавца в таком случае не получится.

Эксперт подготовил шаблоны документов и примеры расчетов неустойки для разных ситуаций.

Посмотреть шаблоны

Как вести претензионную работу

Претензионная работа обязательна. Если поставщик отправил письмо о задержке товаров, но заказчика все равно не устраивают новые условия, он начинает досудебную работу — пишет претензию, требует поставить товар и оплатить неустойку. Претензию можно написать не только продавцу, но и транспортной компании, если срыв поставки произошел по ее вине.

Срок досудебного порядка согласовывается в договоре. По общему правилу, претензию выставляют в течение 30 календарных дней. Подавать иск в этом период не имеет смысла.

Рисков ведения претензионной работы можно избежать еще на стадии заключения договора с новым контрагентом. К выбору поставщика следует отнестись максимально внимательно. Если контрагент не платит налоги, ответственным могут сделать вас. Чтобы обезопасить бизнес, передайте бухгалтерию на аутсорсинг Главбух Ассистент. Эксперты предоставят юридическую защиту сделок, а также подготовят подробный отчет о благонадежности контрагентов. 

Оставить заявку

Читайте также:

Как перевести договор в другую валюту

8 оговорок в договорах, которые защитят вас от финансовых рисков

Как доказать ФНС, что ваши сделки не фиктивны

Как составить письмо 

Унифицированной формы письма о задержке поставки товаров нет. Разработайте бланк сами или используйте готовый шаблон.

Содержание письма зависит от конкретной ситуации: поставщик описывает причину задержки и указывает плановый срок доставки. Это не первичный документ, обязательных реквизитов для такого обращения не предусмотрено. Но письма контрагентам всегда составляют по правилам деловой переписки. Вежливо обратитесь к клиенту, тезисно опишите проблему и предложите варианты решения.

Опишем примерную схему.

1. Укажите отправителя и получателя, их адреса и основные реквизиты. Отправитель – это поставщик, а получатель — покупатель.
2. Поставьте исходящий номер и дату.
3. Озаглавьте документ.
4. Сообщите в письме о задержке поставки товара. Укажите причину, по которой сорвалась поставка. Определите планируемую дату доставки.
5. Принесите извинения за срыв поставки. Гарантируйте поставку в новые сроки.
6. Подпишите письмо у руководителя организации. ИП визируют документы самостоятельно. Поставьте печать, если используете.

Сомневаетесь в формулировках? Обратитесь к экспертам аутсорсинга Главбух Ассистент. Они на прямой связи с контролирующими органами по всей России, поэтому смогут профессионально решить любую проблему с бухгалтерией и наладить без ошибок взаимодействие с контрагентами. Просто перейдите на сайт и закажите обратный звонок.

Оставить заявку

Доставка

Письмо следует оформить и отправить сразу, как узнали о проблеме. Это покажет клиенту ваше стремление решить проблему. Вручите письмо о задержке поставки товара лично руководителю или официальному представителю контрагента.

Важно! Зарегистрируйте письмо о задержке поставки товара в журнале исходящей корреспонденции. Заказчик тоже регистрирует обращение в журнале входящей корреспонденции. Это нужно обеим сторонам: у заказчика и поставщика появляются доказательства досудебной работы, если кто-то из них решит обратиться в суд. Кроме того, официальные номера позволяют быстро восстановить ход переписки продавца и покупателя.

Сделайте два экземпляра: один передайте заказчику, а второй, с отметкой о вручении, оставьте у себя. Можно сообщить о задержке поставки товара по почте — ценным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении. Но письмо дойдет не скоро.

Отправьте документы почтовым отправлением или курьерской службой по почтовому адресу (указан в договоре и на официальных ресурсах, в ЕГРЮЛ или ЕГРИП). Даже если клиент не находится по этому юридическому адресу, корреспонденция все равно считается полученной.

Если в договоре прописана возможность электронного документооборота с заказчиком, отправьте письмо о задержке поставки товара по электронной почте. Подпишите файл электронной подписью поставщика и сделайте скриншот сообщения об отправке. 

Важно! Сохраните все документы об отправке: чеки, почтовые квитанции, опись вложений. Это прямые доказательства доставки корреспонденции, которые потребуются, если дело дойдет до суда.

Оспорить штрафы и избежать проблем с контрагентами помогут эксперты Главбух Ассистент. Аттестованные бухгалтеры и юристы знают, как доказать добросовестность поставщика и подтвердить обстоятельства непреодолимой силы. Попробуйте аутсорсинг.

Оставить заявку

Сроки хранения

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов — 5 лет (ст. 29 402-ФЗ). Храните и первичные документы (товарные накладные, акты), и деловую переписку о поставке. И хотя наличие письма о задержке поставки товара не обязательно ни для бухгалтерского, ни для налогового учета, рекомендуем хранить его вместе с остальными регистрами по договору поставки не менее 5 лет.

Что делать после отправки письма о задержке поставки товаров

После отправки письма поставщику остается ждать решения заказчика. Если поставщик реализует, но не производит товар, начните претензионную работу с производителем, приложив копию претензии к письму о задержке для заказчика. Аналогично поступите, если проблема возникла по вине транспортной компании. 

Перечитайте пункт об обстоятельствах непреодолимой силы: если контракт предусматривает форс-мажор, поставщик сможет избежать взысканий за просрочку поставки. Но это нужно доказать.