Шахматная ведомость: бланк и образец заполнения

Таблица по отчетности в 2025 году для руководителей ООО и ИП. Проверьте своего бухгалтера>>>

Даже далекие от бухучета предприниматели слышали термин «главная книга». Но что такое шахматная ведомость и для чего она нужна, иногда даже начинающий бухгалтер имеет отдаленное представление. Но без этого регистра не обобщить все записи за отчетный период и не составить бухгалтерский баланс.

Что такое «шахматка»

Основной принцип бухучета — правило двойной записи. Это означает, что одна и та же операция записывается одновременно по дебету и кредиту аналитических счетов. Потом суммы в аналитике надо свести и обобщить. Для свода оборотов и служит шахматная ведомость, или «шахматка».

Шахматная ведомость — это обобщающая синтетическая ведомость перед составлением баланса. Регистр представляет собой таблицу квадратной формы, где горизонтальные графы — это обороты по дебету счетов, а вертикальные — по кредиту.  

Ведомость имеет равное количество строк и столбцов, где записывают сверху по горизонтали и слева по вертикали все счета баланса в порядке их возрастания от 01 «Основные средства» до 99 «Прибыли и убытки». На пересечении двух счетов — строки и столбца — вносят сумму проводки. Каждая строка и столбец имеют конечные поля для подсчета результата оборотов по дебету и по кредиту счета, при этом итоги дебетовых и кредитовых оборотов должны совпадать.

Вид и принцип заполнения регистра сравним с шахматным, когда позиция фигуры обозначена клеткой на пересечении вертикали и горизонтали. То есть при разноске в таблице суммы бухгалтерской проводки находится нужный квадрат на пересечении конкретного столбца и конкретной строки, и в квадрате записывают сумму проводки. Поэтому таблица называется шахматной ведомостью.

При такой разноске наглядно видно, как работает правило двойной записи операции. Например, при корреспонденции Дебет 50 Кредит 51 на сумму 10 000 рублей надо найти счет 50 «Касса» слева по горизонтали и счет 51 «Расчетный счет» сверху по вертикали — и на пересечении записать оборот 10 000.

Цели сводной шахматной ведомости:

• свод операций за отчетный период;
• контроль правильности проводок;
• анализ оборотов по счетам;
• раскрытие источников формирования по каждому счету (в указанном примере источник средств в кассе – деньги с расчетного счета).

Шахматная ведомость по счетам бухгалтерского учета составляют до формирования оборотно-сальдовой ведомости и баланса, но, в отличие от оборотно-сальдовой ведомости не содержит ни входящих, ни исходящих остатков. При этом регистр нагляден и удобен детализацией оборотов по счетам. Правильная разноска исключает ошибки и позволяет обнаружить некорректные проводки, которых быть не должно.

Как мы уберегли клиента от потери 1,1 млн. рублей

Или кейс о том, чем может обернуться неправильная оптимизация налогов

В кейсе вы узнаете:

• Как ИП на ОСНО хотел сменить режим налогообложения
• Что не предусмотрел его бухгалтер
• Как Главбух Ассистент помог клиенту не потерять деньги

Узнать подробности

Передайте бухгалтерию в Главбух Ассистент, чтобы действительно экономить на налогах.

Шахматка на законодательно-правовом уровне не утверждена как обязательный документ и проверяющие редко ее запрашивают. В то же время ведомость необходима бухгалтерии для подготовки баланса, а начинающему бухгалтеру необходимо освоить составление шахматной ведомости для понимания принципов бухучета и самоконтроля.

Сегодня мало просто автоматически составлять баланс, хороший бухгалтер думает над совершенствованием структуры активов и пассивов, над оптимизацией налоговой нагрузки. Но не каждый работник компетентен, чтобы предложить законные пути. Для этого надо знать региональное законодательство, учитывать особенности отрасли и иметь опыт. Специалисты аутсорсинга Главбух Ассистент работают с компаниями по всей России, консультируют каждого второго бухгалтера в России и в среднем 70 000 рублей в год экономят на налогах для каждого клиента.

Как составить шахматную ведомость

Унифицированного бланка «шахматки» нет. За образец можно взять форму NВ-9 (ОКУД 720309), утвержденную для малого бизнеса в Приложении 11 к Приказу Минфина РФ от 21.12.1998 № 64н.

Регистр открывается на отчетный период: месяц, квартал. год. При ведении учета в автоматизированной бухгалтерской программе все регистры, включая шахматную ведомость, составляются автоматически. 

Если же компания вручную ведет бухучет, форму заполняют по алгоритму ниже.

1. В заголовочной части указывают полное наименование организации, учетный период, единицы измерения.
2. Поля разбивают таким образом, чтобы были включены все счета, которые задействованы в бухучете конкретной организации.
3. Номера счетов вписывают по вертикали и горизонтали, где столбцы – кредитуемые счета, строки – дебетуемые счета.
4. Каждая графа по каждому счету по вертикали и горизонтали имеет конечное поле для суммирования дебетовых и кредитовых оборотов.
5. На основании журнала операций данные заносят так:
6. 1. находят по горизонтали среди перечня счетов нужный дебетуемый счет;
   2. находят по вертикали кредитуемый счет;
   3. на пересечении в клетке записывают сумму проводки;
   4. по одной проводке должна быть одна запись.
7. В итоговых графах подсчитывают суммы по каждому столбу и каждой строке.
8. Проверяют сумму всех дебетовых и всех кредитовых оборотов – они должны быть равны.
9. Итоговую сумму вписывают в последнюю клетку на пересечении итоговых полей оборотов.
10. Если результат суммирования по дебету и кредиту не совпал, следует перепроверить внесенные значения. 
11. Подписывают шахматную ведомость исполняющий бухгалтер и главный бухгалтер.

Документ, как правило, объемен и при ручном заполнении требует много времени, поэтому если ваша компания не использует специальные учетные программы, рекомендуем разносить данные в Excel. «Шахматку» оформляют в необходимом для компании количестве экземпляров, минимум – один. При ведении бухучета программными средствами из-за большого формата документ достаточно сохранить в электронном виде. Порядок хранения ведомости определяет компания в Учетной политике.

Как составить бухгалтерский баланс: воспользуйтесь таблицей-шпаргалкой от компании «Главбух Ассистент», которая подскажет, как правильно заполнить каждую строку бухгалтерского баланса.

Материалы по теме:

• Расчетно-платежная ведомость: инструкция по заполнению.
• Как правильно заполнить оборотно-сальдовую ведомость.
• Расчетная ведомость: бланк и образец заполнения.

Как мы уберегли клиента от потери 1,1 млн. рублей

Или кейс о том, чем может обернуться неправильная оптимизация налогов

В кейсе вы узнаете:

• Как ИП на ОСНО хотел сменить режим налогообложения
• Что не предусмотрел его бухгалтер
• Как Главбух Ассистент помог клиенту не потерять деньги

Узнать подробности

Передайте бухгалтерию в Главбух Ассистент, чтобы действительно экономить на налогах.

Пример составления

Разберем наглядно на проводках несколько операций.

Шахматная ведомость: пример заполнения

Из журнала операций по порядку записей разнесем проводки в шахматную ведомость:

1. Находим:
2. 1. По горизонтали строку 60, а по вертикали столбец 51 и записываем в ячейке 60 000.
   2. По горизонтали строку 41, по вертикали столбец 60 и записываем в ячейке 50 000.
   3. По горизонтали строку 19, а по вертикали столбец 60 и записываем в ячейке 10 000 и так далее по такому алгоритму.
3. После разноски всех проводок суммируем каждый столбец и строку по каждому счету.
4. Проставляем итоговые значения.
5. Сверяем равенство «итого» по всем дебетовым и кредитовым оборотам.

Число строк и столбцов в учете компании зависит от количества задействованных балансовых счетов. Чтобы  бухгалтеру с небольшим опытом работы избежать ошибки, рекомендуют разносить проводки двумя возможными вариантами:

• заносить суммы из ведомостей по принципу шахматки №В-9 для малых предприятий;
• указывать в графах все счета согласно Плану счетов бухучета.

При необходимости для контроля и анализа такой регистр синтетического учета можно составлять в укрупненной форме — по любому учету. В этом случае ведомость формируют как документ в разрезе одного синтетического счета и проводки разносят по субсчетам.

Автор: Инесса Басс