Структурное подразделение: что это такое, виды и особенности

Таблица по отчетности в 2025 году для руководителей ООО и ИП. Проверьте своего бухгалтера>>>

Определение и основные характеристики

В средней или крупной компании множество бизнес-процессов: закупки, непосредственно производство, логистика, продвижение товаров, работа с клиентами, поддержание порядка в офисе и в цехе. Чтобы сделать организацию работы эффективнее и прозрачнее, юрлица создают организационную структуру: выделяют отделы, департаменты, филиалы, цеха и другие участки.

Каждый участок выполняет свои задачи и имеет своего руководителя, над которым стоит генеральный директор. Работу подразделений регламентируют локальные акты, которые разрабатывают в компании: например, Положение о производстве или Положение об отделе маркетинга.

Эксперты Главбух Ассистент рекомендуют: в некоторых случаях выгоднее передать часть бизнес-процессов на аутсорсинг, чем создавать под них отдельное подразделение внутри компании.

Структурное подразделение требует больших административных и материальных затрат. А с аутсорсингом вы сэкономите не только время, но и деньги. Например, специалисты аутсорсинга могут заменить вашей компании бухгалтерский отдел и отдел кадров. Квалифицированные бухгалтеры, юристы и кадровики не только подхватят ваш учет и отчетность, но и возьмут на себя финансовую ответственность — в случае ошибки штраф заплатит аутсорсер, а не вы. Средний чек — всего 19 000 рублей в месяц.

Посмотреть тарифы

Главный признак структурного подразделения — отсутствие самостоятельности, принадлежность юридическому лицу. Подразделения в большинстве случаев не регистрируют в налоговой, фондах или статистике, они не ведут независимый бухучет, не открывают отдельный расчетный счет и не имеют отдельных кодов, которые присваивают контролирующие органы.

Важно! О создании или закрытии структурного подразделения организации налоговую извещают, только если это внешнее, или обособленное, подразделение, которое находится не по юридическому адресу компании. Например, основной офис компании находится в центре города: в нем сотрудники могут принимать заказы, продвигать товары, вести учет. А производственные цеха решено вынести на территорию промзоны на окраине — так возникает обособленное структурное подразделение.

Виды и наименования структурных подразделений

Структурные подразделения можно открывать по юридическому адресу организации или даже в другом городе, поселке или регионе. В первом случае подразделение будет внутренним, а во втором — обособленным.

Внутренние структурные подразделения

Во внутренних подразделениях сотрудники не только работают на одну общую цель, но и имеют схожие обязанности: например, отдел продаж, бухгалтерия, юридическая служба. Главное формальное отличие — такой отдел работает в головном офисе. О его открытии не нужно извещать налоговую, достаточно оформить локальные документы.

Названия внутренних подразделений не закреплены в законе, большинство их просто устоялись в кадровом производстве. Так что компании не обязаны следовать принятым наименованиям, а могут выбирать и придумывать их самостоятельно: вместо Отдела маркетинга создавать Команду продвижения, а вместо Службы клининга — Центр чистоты и эстетики.

Перечислим самые популярные виды подразделений.

Отделы — создаются в большинстве компаний как самостоятельные участки или подразделы более крупных управлений и департаментов. Отделы могут заниматься одним конкретным процессом или производственной задачей. В него входят несколько специалистов, из них самый опытный назначается руководителем отдела.

Например, Отдел кадров, Отдел закупок, Отдел ремонта и техобслуживания. А Департамент по продажам может подразделяться на Отдел продаж и Отдел PR и маркетинга.

Службы — обычно это структуры с задачами, которые касаются сразу нескольких подразделений или даже всего предприятия. 

Например, Служба безопасности или Служба клининга.

Управления — занимаются строго управленческими и административными вопросами: планируют и распределяют задачи между работниками других подразделений, следят за их выполнением. Управления чаще всего появляются в крупных компаниях или госучреждениях. 

Например, Управление логистики, внутри которого действуют Транспортный отдел и Склад.

Департаменты — более крупные подразделения, чем отделы, но по функциям схожие с управлениями. Чаще всего департаменты разделяются на отделы, а во главе этой структуры стоит директор департамента, который координирует процессы во всех своих отделах.

Скажем, в Департаменте административной работы могут существовать Отдел кадров, Служба управления и развития персонала и Архив.

Цеха — производственные единицы предприятия. Цех отвечает за определенный участок производства или выпуск определенной продукции.

Например, на хлебобулочном заводе будет Цех по замешиванию теста, Пекарня, Вафельный цех.

Обособленные подразделения

Обособленные структурные единицы отделены от главного офиса территориально, и могут иметь одно или больше стационарных рабочих мест (п. 2 ст. 11 НК РФ). Такую единицу нужно регистрировать в налоговой, так как «обособка» самостоятельно начисляет зарплаты сотрудникам. А если руководство выделяет ее на отдельный бухгалтерский баланс, то подразделение должно самостоятельно вести учет и сдавать отчетность.

Важно! Если компания нанимает сотрудников из другого региона для дистанционной работы, создавать обособленное подразделение организации в регионе их проживания не нужно (ст. 312.1 ТК РФ).

Отделения — в коммерческих компаниях такие структурные единицы создаются редко, обычно их используют в банковском деле или страховании. Для отделения важен не функционал, а территориальный охват: к примеру, отделение банка локализуется в конкретном районе города и обслуживает его жителей.

Филиал представляет собой мини-копию головного офиса в плане функциональных признаков и задач, расположенную в другом городе или регионе.

Например, производитель детской одежды из Москвы открывает филиал в Казани, который ищет клиентов в Татарстане, заключает договоры, производит и продает толстовки и пижамы.

Эксперты Главбух Ассистент напоминают: если вы откроете филиал, то не сможете применять упрощенку и будете вынуждены перейти на общую систему налогообложения. А значит, будете платить больше налогов и сдавать больше отчетности.

Чтобы сохранить право на спецрежим и организовать эффективную структуру предприятия, обратитесь к специалистам аутсорсинга. Аттестованные главбухи и юристы подскажут, как снизить издержки и оптимизировать налоги. Получите консультацию: просто перейдите на сайт и закажите обратный звонок.

Оставить заявку

Представительство — в отличие от филиала и отделения, оно необходимо только для представительских задач: передавать клиентам нужные сведения, защищать интересы головной компании в другом городе или регионе. Скажем, лизинговая компания из Екатеринбурга открывает в Нижнем Тагиле представительство, которое заключает сделки, отвечает на вопросы и претензии клиентов и представляет интересы компании в суде, если потребуется.

У отделения, филиала и представительства может быть своя внутренняя структура: управления, отделы, службы.

Читайте также:

• Как открыть филиал компании в другом городе за 6 шагов

• Юридический адрес для регистрации ООО

• Масштабирование бизнеса

Схемы и состав подразделений компании

Структуру подразделений создают и дорабатывают по мере роста компании. Можно адаптировать любую общепринятую схему или разработать собственную. В зависимости от выбранной схемы по-разному строится управление и организация работы структурных единиц.

Линейная структура — одна из самых простых. В ней выделяют подразделения по функционалу, каждое может обладать подчиненными отделами. Руководители функциональных отделов спускают задачи в свои подразделения и координируют их работу.

У такой структуры есть очевидная цепочка инстанций: высшее руководство — руководители отделов — исполнители. В таблице покажем пример линейной организации структурных подразделений.

Дивизиональная структура — эффективная схема, когда в организации выделяют подразделения по продуктам, рынкам или географическому положению.

Например, швейная компания производит три разных продукта: туристические палатки, верхнюю туристическую одежду и теплые толстовки и трико для походов. Производство делят на три ключевых отдела, к ним можно добавить общий логистический отдел, бухгалтерию, клининг.

Совет: Если хотите сэкономить на услугах бухгалтера и получить максимум выгоды – присмотритесь к бухгалтерскому аутсорсингу. В блоге для предпринимателей про налоги мы составили чек-лист для выбора компании для аутсорсинга бухгалтерии. Используйте его, чтобы не ошибиться в выборе и получить профессиональный и выгодный для бизнеса аутсорсинг.

Выбрать компанию для аутсорсинга бухгалтерии

При такой схеме легче отследить, какие направления приносят больше прибыли, а руководители отделов могут принимать решения независимо:

Читайте по теме:

Заявление на регистрацию ООО

Бизнес-план швейного производства

Аналогично можно выделять отделы не по продуктам, а для работы на разных рынках или в разных регионах.

Чтобы сохранить бизнес в кризис, важно оперативно отслеживать все изменения на рынке. Обратитесь к экспертам аутсорсинга Главбух Ассистент: они на связи с Минфином, ФНС и другими ведомствами. Аттестованные главбухи подскажут, на какие программы господдержки может рассчитывать ваша компания. Оставьте заявку сейчас, чтобы успеть воспользоваться льготами, пока они действуют.

Оставить заявку

Матричная структура — самая сложная, но эффективная схема, объединяет особенности линейной и дивизионной структуры. Здесь выделяют отделы по функционалу: маркетинг, юридический отдел, производство — и одновременно вводят продуктовую сетку (или рыночную, географическую). Тогда у одного исполнителя может быть два руководителя. Директора направлений организуют работу в продуктах согласно своей зоне ответственности, а продуктовые менеджеры следят за работой продукта.

Рассчитайте стоимость аутсорсинга бухгалтерии в Главбух Ассистент. Сэкономьте на бухгалтере и налогах

Реальная цена аутсорсинга бухгалтерии в Главбух Ассистент – от 27 480 руб. в месяц. За эти деньги вместо одного бухгалтера вы получаете команду аттестованных специалистов. Это главбух, кадровик, юрист. И — надежную бухгалтерию под ключ:

• Корректный расчет налогов
• Своевременная подготовка и сдача отчетности
• Расчет зарплаты и налогов с выплат работниками любой сложности
• Налоговая оптимизация, чтобы вы платили меньше
• Ответы на требования и запросы ИФНС и фондов
• Предотвращение риска назначения проверки и помощь в ее прохождении
• Контроль расчетов с контрагентами
• Составление и получение качественной первички
• Консультации по сложным сделкам и операциям
• Обеспечение бесперебойной работы с банками
• Юридическая поддержка, проверка договоров и защита сделок
• Регистрация ООО и ИП для новых направлений бизнеса

Посчитайте сами стоимость экспертной бухгалтерии для вашего бизнеса и свою экономию при переходе на аутсорсинг.

Узнать стоимость аутсорсинга

Подразделения по продуктовому или рыночному признаку выделяют в каждой компании по-своему. А вот по функциональному признаку чаще всего создают стандартные виды структурных подразделений с некоторыми индивидуальными особенностями:

• административный блок: бухгалтерия и кадры, финансово-экономический отдел, юридическая служба, секретариат;
• коммерческий сектор: закупки и продажи, отдел PR и
  маркетинга
  , отдел копирайтинга;
• производственный блок: склад, сборочный цех, ремонтная служба, отдел контроля качества, отдел гарантийного обеспечения;
• логистический отдел: собственный транспорт, арендованные ТС;
• технические службы: клининг, ремонт и техобслуживание.

Подразделения могут быть более узко ориентированными, особенно в крупных компаниях: например Отдел социальных программ, Служба по доставке продуктов в офисы.

Доверьте кадровые задачи экспертам Главбух Ассистент. Аттестованные специалисты возьмут на себя оформление всех необходимых документов, а также подскажут, как сократить расходы на персонал так, чтобы у ФНС и трудовой инспекции не появилось вопросов. 

Оставить заявку

Документ, регламентирующий работу структуры

Перед тем как создать подразделение, сначала нужно выпустить локальный документ, например Положение о структурных подразделениях. Такой текст будет регламентировать работу отделов и порядок их взаимодействия, ответственность руководителей и исполнителей.

Обычно в регламентирующем документе есть такие параграфы:

• порядок создания подразделения;
• место подразделения в структуре компании — будет отдел самостоятельным или подчиненным другой единице;
• цели и задачи подразделения;
• внутренняя структура, должности и количество работников — чаще всего от 5 до 20 человек;
• порядок управления и способ назначения руководителя, его ответственность;
• формы отчетов о выполнении задач;
• взаимодействие с другими подразделениями;
• порядок ликвидации.

Важно! Функции нового отдела не должны дублироваться с другими подразделениями, у отдела должно быть четкое место в структуре предприятия. Еще при составлении документа важно не нарушить трудовые права работников и положения других локальных актов компании.

Положение о структурном подразделении принимают, как и любые другие локальные акты. После подготовки текста его согласуют и подписывают в юридическом отделе, затем утверждают приказом директора. После издания знакомят с документом под подпись всех сотрудников отдела, начиная с руководителей и заканчивая подчиненными. Если в будущем понадобится внести в документ изменения, это делают на основании приказа директора.

Функции руководителя структурного подразделения

Для управления и организации работы каждого структурного подразделения назначают одного руководителя, который отвечает за выполнение целей и задач всего отдела. Методы управления в каждой компании применяются свои: где-то их спускает гендир, а где-то выбирает сам руководитель отдела.

Задачи руководителя:

• в начале отчетного периода — составить и согласовать с вышестоящим руководством план работы;
• спустить подчиненным конкретные задачи;
• в течение отчетного периода проводить промежуточный контроль, корректировать задачи и показатели, помочь выполнить план;
• по завершении отчетного периода — фиксировать результаты работы, сравнить с планом, найти и проанализировать ошибки;
• разработать план на следующий период.

Требования к руководителю подразделения выше, чем к рядовому специалисту. Они закреплены в должностной инструкции.

Руководитель или продуктовый менеджер должен уметь:

• управлять;
• планировать работу большого количества сотрудников;
• ставить конкретные задачи и координировать их выполнение;
• давать обратную связь;
• готовить документы, инструкции, отчеты и т.д.;
• мотивировать работников.

Например, на хлебозаводе решено открыть линию по производству пончиков в глазури. Предприятие работает по матричной схеме, так что для нового направления выбирают продуктового менеджера, который планирует работу над продуктом и согласует взаимодействие с функциональными отделами.

Он договаривается с директором по производству о выделении производственных мощностей и сотрудников на линию. Решает с отделом продвижения вопросы по изучению рынка, рекламе, контролирует работу выделенных сотрудников. С экономическим отделом обсуждает вопросы инвестиций, планы продаж, а с транспортным отделом — дистрибуцию.

На базе всех этих сведений менеджер строит поквартальный план развития продукта на год, согласует его с вышестоящим руководством. После уточнения и одобрения плана общается с подчиненными, ставит им задачи и в дальнейшем контролирует работу проекта.

От руководителя зависит эффективность отдела. Если у вас в штате нет подходящего специалиста, вы можете обратиться к финансовому директору.

Личный финдиректор с опытом в вашей отрасли разберет финансы вашего бизнеса, поможет снизить расходы и вырастить прибыль, а также составит отчет о движении денежных средств — вы сможете всегда узнать, где ваши деньги сейчас. Закажите презентацию услуги сейчас и получите экспресс-аудит бесплатно.

Оставить заявку

Налогообложение подразделений компании

Порядок уплаты налога и представления отчетности за отделы зависит от их типа: внутренние и обособленные подразделения решают эти задачи по-разному.

Внутренние отделы, службы или департаменты не нужно регистрировать в налоговой, вести по ним отдельный учет и отдельно платить налоги или отчитываться. Вся работа такого подразделения относится к общей деятельности компании, так что общий налог уплачивает юрлицо, отчетность тоже будет общей.

Обособленные подразделения:

• регистрируют в ФНС;
• отдельно рассчитывают и платят налоги;
• сдают отчетность по подразделению.

А еще руководство может выделить такое структурное подразделение на отдельный бухгалтерский баланс — так проще отслеживать его экономическую эффективность. Налогообложение и отчетность «обособок» регламентируются в ст. 83 и ст. 288 НК РФ.

Вот некоторые особенности:

• если у компании есть филиал, она не может применять
  УСН
   и должна перейти на ОСНО
  (ст. 346.12 НК РФ);
• налог за подразделение уплачивают по месту его нахождения, точно так же в налоговую инспекцию по месту нахождения сдают отчетность;
• сумма налога зависит от прибыли подразделения, и если «обособка» выделена на собственный бухгалтерский баланс, то в объеме прибыли головной организации эти деньги не учитывают.

Если опоздали с подачей декларации по УСН, в некоторых случаях можно уменьшить штраф. Читайте, как эксперты аутсорсинга бухгалтерии Главбух Ассистент помогли снизить штраф ИП в 10 раз. 

Снизить штраф

Вот как платят разные виды налогов за обособленные подразделения:

Открываете филиал, представительство в другом городе? Доверьте бухгалтерские и кадровые задачи головной компании и подразделений экспертам Главбух Ассистент. Они правильно рассчитают налоги и вовремя сдадут отчетность, используя все льготы, положенные вашему бизнесу. Сравните, насколько это выгоднее, чем содержать штатных специалистов того же уровня.

Оставить заявку

Итоги

1. Структурное подразделение компании — это выделенная единица в ее структуре: отдел, служба, цех, управление и т.д.
2. Подразделение выполняет конкретные функции и однотипные задачи: производство бумажных стаканчиков, PR и реклама, уборка помещений и др.
3. Подразделения по основному юридическому адресу называются внутренними — их включают в общую отчетность и не регистрируют в налоговых органах. Подразделения на отдельной территории называются обособленными — их регистрируют в налоговой, сдают по ним отдельную отчетность, они сами платят за себя часть налогов.
4. Работу подразделений регламентируют внутренние локальные акты, которые разрабатывает и издают в компании.

Аудит бухгалтерского и налогового учета также поможет увидеть реальную финансовую картину вашей компании. Узнать, не переплачиваете ли вы налоги, поможет экспресс-аудит Главбух Ассистент. Эксперты помогут вернуть переплаты, даже если ФНС будет против. Для всех новых клиентов аутсорсинга — экспресс-аудит бесплатно.