Счет 71 для расчетов с подотчетными лицами: особенности, типичные проводки

Для учета расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете есть отдельный счет 71. 

Напомним сначала, что означает термин «под отчет». Каждый сотрудник, в том числе директор, получая денежные средства для хозяйственных расчетов в интересах компании, должен отчитаться о том, куда потратил деньги. Лица в этом случае называются подотчетными.

Само понятие «под отчет» говорит о том, что суммы выданы на определенные цели и сроки и подконтрольны организации. При этом работник обязан представить документальный отчет о потраченных деньгах и произвести расчет с компанией. По итогам отчета долг может быть как за подотчетным лицом перед организацией, так и наоборот, компания может остаться должна работнику, если тот перерасходует средства.

Для учета операций по движению денег под отчет и по подтверждению расходов и взаиморасчетов используют счет бухгалтерского учета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Способ выдачи при этом значения не имеет, деньги можно выдать наличными через кассу, перечислены безналично на счет сотрудника или на корпоративную карту организации.

Учет движения средств на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Применение счета 71 для учета операций с подотчетниками прописано в Инструкции к Плану счетов (утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н). Расчеты с подотчетными лицами выделены в отдельный счет, чтобы обобщать информацию о движении и остатках сумм, выдаваемых персоналу на административно-хозяйственные расходы. Состояние счета показывает, сколько денег выдано, какой долг и за кем числится, поэтому аналитику по счету 71 ведут по каждой сумме, выданной организацией под отчет.

Эксперты аутсорсинга бухгалтерии Главбух Ассистент напоминают: ошибки в бухучете могут обойтись очень дорого. При выявлении неточности в лучшем случае потребуется полная перепроверка всех данных, в худшем — не избежать проверок и штрафов от налоговой.

Однако главному бухгалтеру не обязательно самому отвечать за эти риски. Часть рутинных задач можно передать на аутсорсинг. Квалифицированные бухгалтеры не только подхватят ваш учет и отчетность, но и возьмут на себя финансовую ответственность — в случае ошибки штраф заплатит аутсорсер, а не вы. Средний чек — от 18 720 рублей в месяц.

Частый вопрос начинающего бухгалтера: какой счет 71 – активный или пассивный счет? Как правило, изначально сотрудник получает деньги под отчет и потом отчитывается по полученным суммам. Но бывает, что работник за собственные деньги понес обоснованные затраты в интересах компании, и затем ему возмещают расходы. Возможность такого рода расчетов и наличие долга за любой из сторон нашло отражение в характеристике счета: счет 71 активно-пассивный.

Это означает, что входящее и исходящее сальдо может быть и дебетовым и кредитовым в разрезе аналитических субсчетов, а счет задействуют и для учета уже выданных сумм, и для возмещения персоналу операционно-производственных затрат за свой счет.

Процедуру расчетов с подотчетными лицами организация разрабатывает и утверждает в Учетной политике.

Требования к выдаче денег под отчет

1. Деньги выдают только сотрудникам по приказу руководства или на основании заявления, завизированного руководителем.
2. Средства передают согласно способу, регламентированному в учетной политике: из кассы, безналичным зачислением на счет или карту.
3. Подотчетные средства выдают только на определенные цели, связанные с деятельностью компании:
   • командировки;
   • хозяйственные нужды;
   • расчеты с контрагентами;
   • представительские расходы;
   • иные цели.
4. Руководитель устанавливает максимальную к выдаче сумму с учетом вида операционно-хозяйственных расходов.
5. Подотчетное лицо должно отчитаться в срок, утвержденный в учетной политике, отчет утверждает руководитель, а подписывает главный и исполняющий бухгалтеры.
6. Основанием для проведения операций по счету 71 служат:
   • кассовые ордера;
   • бухгалтерские ордера на безналичное зачисление средств;
   • авансовый отчет с подтверждающими документами (накладные, квитанции, товарные чеки, проездные билеты и пр.).

Важно! Займы персоналу нельзя учитывать на счете 71, для этих целей предусмотрен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

При учете авансовых отчетов бухгалтеры нередко совершают ошибки, а налоговики особенно внимательно изучают авансовые отчеты. Частые претензии предъявляют именно к списанию расходов по неверно оформленным подтверждающим документам.

Правильно учесть затраты по авансовым отчетам и подготовить документы вам помогут в бухгалтерском аутсорсинге Главбух Ассистент. Эксперты также подскажут, как использовать все последние изменения в законе, чтобы снизить расходы бизнеса. Услуги бухгалтеров, юристов и кадровика входят в каждый тариф. Сравните,  насколько это выгоднее, чем содержать штатного сотрудника.

Посмотреть тарифы

Проводки по счету 71

По дебету учитывают сумму, выданную авансом конкретному сотруднику на определенные расходы. До представления авансового отчета за подотчетным лицом числится долг — это дебетовое сальдо. Остаток по дебету счета 71 возникает и в случае, когда подчиненный отчитался на сумму меньшую, чем получил, а оставшийся долг следует вернуть компании.

По кредиту учитывают расходы, закупленные ТМЦ и возврат остатка денег на основании подтверждающих документов, входящее дебетовое сальдо (выданный аванс) при этом уменьшается. Корреспондирующий счет расходов выбирают по виду произведенных затрат. Кредитовый остаток по счету 71 означает перерасход средств, то есть уже организация должна подотчетному лицу выплатить разницу.

Важно! Если подчиненный дал согласие на удержание долга из заработка, остаток по счету переносят на счет 73 и удерживают потом из зарплаты со счета 70. В случае непогашения долга в установленный срок сумма считается доходом лица, на нее начисляются НДФЛ, а сам долг списывают как недостачу на счет 94.

Примеры проводок по счету 71

Чтобы узнать остаток по аналитическому счету 71, к начальному сальдо надо прибавить дебетовые обороты и вычесть кредитовые обороты.

1. Возврат подотчетных сумм

На приобретение принтера сотруднику перечислено на карту 48000 руб. При покупке торговый центр предоставил скидку 5%, то фактически за принтер заплачено 45600 руб., в т.ч. НДС 7600 руб. Сотрудник отчитался в срок и остаток аванса вернул в кассу.

2. Перерасход подотчетных сумм

На приобретение канцтоваров сотрудник получил из кассы 5000 руб. Всего было закуплено товаров на 5200 руб. Сотрудник отчитался в срок, перерасход выплатили из кассы.

Порядок кассовых операций разрешает выдавать сотруднику под отчет новую сумму, если по ранее выданной еще не наступил срок отчета. Если у одного и того же подчиненного есть задолженность по разным подотчетным суммам, в балансе каждый долг отражается отдельно. В случае дебетового и кредитового сальдо эти остатки счет отражают в балансе развернуто в активе и пассиве. Сворачивать такое сальдо нельзя.