Автоматизация склада: организация, проблемы, стоимость внедрения

Таблица по отчетности в 2025 году для руководителей ООО и ИП. Проверьте своего бухгалтера>>>

Для чего компании автоматизация

Автоматизация управления складом облегчает работу сотрудникам, уменьшает издержки и решает ряд проблем.

• Сложности с разгрузкой. Поставщики привозят так много товара, что его некуда ставить. Коробки ставят в проходах или где придется, а потом долго ищут. Складской техники мало, и из-за этого разгрузка замедлена, или наоборот – слишком много, и машины мешают друг другу. Персонала то слишком мало, то много из-за неправильного планирования смен.
• Плохо спланированы поставки. Товар или заканчивается, или его накапливается так много, что не хватает места для хранения. Неправильно рассчитана площадь под крупные партии товара – поэтому его размещают в разных концах склада. На товаре нет маркировки или не хватает оборудования для учета. Из-за этого приемка замедляется.
• Трудности со сбором заказа. Точно неизвестно, где хранится продукция, ее нужно свозить с разных отделений склада. Путаются размеры, цвета товара (пересорт). Сотрудники не успевают собирать заказы.
• Человеческий фактор. Сотрудники знают точно, где что лежит, но, если такой работник заболел или уволился, его некому заменить. Кроме того, если схему размещения товаров придумал кто-то из сотрудников – всех деталей может не знать больше никто, поэтому риск неправильной сборки заказа возрастает.
• Сложности с инвентаризацией, если работники считают товар вручную или не хватает сканеров штрихкодов, терминалов сбора данных (ТСД), персонала.

Эти трудности решает внедрение WMS – системы управления складом (Warehouse Management System). Это IT-инфраструктура, которая управляет всеми этапами складских работ:

1. снабжение;
2. прием и распределение;
3. сбор заказов и отгрузка.

Возможно, для внедрения автоматизации придется нанять специалистов. Как лучше оформить отношения: заключить срочный трудовой договор или ГПХ – подскажут эксперты Главбух Ассистент. Они же оформят все документы, проведут все начисления, а также возьмут на себя налоговый и бухгалтерский учет. Попробуйте аутсорсинг: месяц обслуживания — бесплатно.

ОТПРАВИТЬ

Читайте также:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Как внедрить электронный документооборот за 6 шагов

Адресное хранение на складе

С автоматизацией логистики склада связана организация адресного хранения товаров. Помещение склада делят на функциональные зоны: приемка, хранение, сборка заказов, отгрузка.

Зону хранения также делят по категориям товаров или, например, по филиалам или регионам. Если считать склад «городом», то каждый товар получает «адрес» – место хранения на «улице», стеллаже, коробке. Адрес наносят в виде штрихкода или QR-кода. Все адреса составляют карту (топологию) склада.  

Кому нужна автоматизация товаров на складе

Без автоматизации можно обойтись, если на складе хранится несколько наименований товаров.

Чем больше помещение, количество сотрудников и наименований, тем сложнее организовать работу, и тем больше проблем решит автоматизация. Условная граница, когда без WMS уже не обойтись:

• площадь от 1000 м2;
• более 10 сотрудников;
• более 500 наименований продукции;
• более 500 заказов каждый день.

Плюсы и минусы автоматизированного учета

Преимущества автоматизация производственного или любого другого склада:

• экономное использование площади склада;
• информацию о местонахождении товара видно в режиме реального времени;
• внедрение электронного документооборота, т.е. экономия времени и бумаги;
• контроль работы сотрудников, равномерная загрузка;
• совместимость WMS с бухгалтерскими и учетными программами;
• оптимальное распределение задач – свободному в данный момент сотруднику;
• надежное хранение данных: на физическом носителе и в облаке, регулярное копирование;
• ускорение разгрузки и приемки, сбора заказа, отгрузки, инвентаризации;
• исключение убытков: система следит за сроками годности товара;
• автоматизация возвратов: определение причин, оценка качества работы.

Минусы:

• финансовые вложения на этапе внедрения;
• установка автоматики, прокладывание сетей для полного покрытия территории Wi-Fi;
• нужно перевести поставщиков на новые правила маркировки грузов;
• чаще всего автоматизация склада – это не готовое решение «из коробки», его почти всегда приходится доработать.

При масштабировании бизнеса может понадобиться не только автоматизированный склад. Возрастет нагрузка на бухгалтерию, поскольку учетных операций станет больше. Чтобы не раздувать штат бухгалтеров, часть рутинных бухгалтерских задач можно передать специалистам аутсорсинга Главбух Ассистент. Квалифицированные бухгалтеры не только подхватят ваш учет и отчетность, но и возьмут на себя финансовую ответственность — в случае ошибки штраф заплатит аутсорсер, а не вы. Средний чек — от 9000 рублей в месяц.

Как настроить работу склада: пошаговая инструкция

Опишем этапы внедрения автоматизированного учета на складе.

Шаг 1. Определить проблемы склада, на каких этапах они возникают. Все, что нужно автоматизировать, прописывают в техническом задании. Чем точнее сформулированы задачи, тем меньше придется переделывать.

Шаг 2. Собрать и проанализировать информацию о складе: сделать схему всех процессов, разработать топологию помещения.

Шаг 3. Рассчитать расходы и сроки реализации.

Шаг 4. Подготовить программное обеспечение, проверить и протестировать его.

Шаг 5. Купить и установить оборудование для оснащения системой автоматизации.

Шаг 6. Установить системы WMS, интегрировать ее с программами учета.

Шаг 7. Обучить пользователей (работников склада) и персонал, который будет ее поддерживать и обслуживать.

Шаг 8. Запуск системы, пробная эксплуатация, настройка техподдержки.

Оборудование

Перечислим устройства для автоматизации учета товаров на складе.

• Терминалы сбора данных (ТСД). При выборе учитывайте ударопрочность, так как это мобильное устройство, которое носят с собой. Если Wi-Fi есть не везде, может понадобиться модель с встроенным модемом. Учитывайте мощность устройства исходя из базы товаров: чем больше склад, тем мощнее ТСД нужен.
• Принтеры этикеток. Выбирайте согласно производительности — исходя из количества этикеток, которые нужно печатать в день.
• Сканеры штрихкодов. Бывают стационарными или ручными, проводными и беспроводными. Для последних важна емкость батареи. Еще один критерий – виды штрихкодов, которые сканер распознает.

При покупке учитывайте условия на складе: температура, пыль, влажность. Устройства должны иметь соответствующий класс защиты от этих факторов.

Также нужны электронные весы для товара и оборудование для построения сети Wi-Fi. Если используются радиочастотные метки, придется приобрести RFID-считыватели.

Читайте также:

• Автоматизация производства 
• Автоматизация ресторана

Стоимость автоматизации склада

Цена внедрения зависит от сложности самой системы. 

Решения WMS условно делят на три вида:

1. Коробочное. Готовая система, которая выполняет уже запрограммированные функции. Самый дешевый вариант, который обычно хватает для небольших складов. Пример: 1С: Торговля и склад Сетевая – 25 000 рублей.
2. Адаптируемое. Распространенный вариант, сочетает простоту «коробочного» решения и индивидуальную настройку. Подходят типовому бизнесу, средним и крупным компаниям. Учесть задачи конкретного склада и разработать решение для них не получится. Пример: «МойСклад», тариф «Корпоративный» (на 10 сотрудников) – 6900 руб. в месяц.
3. Персонализированные. Специально разработанные WMS для сложной складской логистики. Программа строится под работу конкретного склада или подразделения компании. Пример: IQSklad – 192 000 руб.

Расходы на оборудование:

• ТСД: от 30 до 200 тыс. руб.;
• принтер: от 5 до 50 тыс. руб.;
• сканер штрихкодов: от 5 до 80 тыс. руб.

Важно правильно учесть эти расходы, чтобы у налоговиков не возникло вопросов и не пришлось платить штрафы. Для этого обратитесь в Главбух Ассистент: специалисты знают, как правильно обосновать все затраты и учесть их. Получите консультацию: просто перейдите на сайт и закажите обратный звонок.

Важно! Расходы на ФОТ могут вырасти, если сотрудники получают сдельную зарплату, так как производительность труда возрастет. То есть раньше сотрудник собирал 100 товаров за смену и получал 1000 руб., то после автоматизации он сможет собрать 130 товаров и получить 1300 руб.

Трудности внедрения

Перечислим типичные проблемы, с которым сталкивается бизнес при попытке автоматизировать процессы на складе.

1. Сотрудники не хотят учиться. Нужно освоить работу с компьютером и ТСД, а на это нужно время и желание. Часть сотрудников может уволиться – это стоит предусмотреть. Для новых сотрудников на автоматизированном складе процесс адаптации проходит быстро.
2. Бесконечное улучшение. Уже работающую систему всегда хочется немного улучшить, потом еще, и еще. Бывают случаи, когда эффективнее остановиться на рабочем варианте, чем искать идеал.
3. Бюджетное ограничение. Чем система более адаптирована под индивидуальный запрос, тем она дороже. Если бюджет ограничен, нужно выбрать главные задачи, а на второстепенных — сэкономить.

Как выбрать систему автоматизации

На что обратить внимание:

• насколько базовый функционал программы подходит для решения ваших задач;
• что можно доделать, чтобы система больше подходила;
• может ли система интегрироваться с работающими программами;
• можно ли по мере роста бизнеса расширять возможности системы;
• стоимость внедрения и ожидаемая выгода;
• сроки внедрения, нужно ли на это время останавливать работу;
• простота обучения и работы с программой;
• отзывы пользователей системы;
• техподдержка, консультации, как часто и в какое время можно обращаться, платно или бесплатно.

Составить юридически грамотный договор с подрядчиком, который займется автоматизацией вашего склада, помогут эксперты Главбух Ассистент. Специалисты предоставят юридическую защиту сделок, а также проверят ваших контрагентов на благонадежность. Попробуйте аутсорсинг бухгалтерии и получите месяц обслуживания в подарок.

Обзор популярных сервисов

1. Мой Склад

Популярная система с широким функционалом. Автоматизирует процессы на всех этапах. Планирует остатки и автоматически составляет заказы поставщикам. Поддержка продаж, электронного документооборота. Контроль взаиморасчетов с контрагентами. Система составляет аналитические отчеты по оборотам, торговым точкам, товарам. Облегчает внедрение маркировки. 

Тестовые 14 дней для одного пользователя – бесплатно.

2. Бизнес.ру

Система с множеством функций, подходит для оптового и розничного бизнеса. Работает на компьютерах и мобильных устройствах. Полностью ведет складской учет и всю сопутствующую документацию. Система учитывает цены и скидки, выявляет товар с истекающими сроками хранения. Клиенты могут обращаться в техподдержку по телефону или в чате. Бизнес легко масштабировать – нужно просто добавить еще один склад и подключить оборудование.

3. YOLKA WMS

Система автоматизации и управления складом с возможностями индивидуальной настройки. Работает с электронным документооборотом. Создает аналитические отчеты по оборачиваемости товаров (ABC XYZ). Интуитивно понятный интерфейс. Система предназначена для малого и среднего бизнеса.

4. Generix WMS

Решение для управления складскими процессами на всех этапах. Позволяет увеличить оборачиваемость товара, повысить скорость и правильность сборки, повысить продуктивность персонала.  Есть версия SaaS и облачный доступ. Подходит для автоматизации склада готовой продукции.

5. YARUS WMS

Система управления складом предлагает решения проблем:

• оптимизации количества техники и персонала на складе;
• упрощения поиска товара для сборки;
• контроля сроков хранения и остатков.
• интеграции с типовыми программами учета.

Вывод

Автоматизация склада кажется сложным и дорогим решением. Но этот шаг упрощает работу. При этом для малого бизнеса доступны простые и относительно недорогие решения, которые позволяют работать быстро и без ошибок.

Чтобы сохранить бизнес в кризис, важно оперативно отслеживать все изменения на рынке. Обратитесь к экспертам аутсорсинга Главбух Ассистент: они на связи с Минфином, ФНС и другими ведомствами. Аттестованные главбухи подскажут, на какие программы господдержки может рассчитывать ваша компания. Оставьте заявку сейчас, чтобы успеть воспользоваться льготами, пока они действуют.