Правильно составленное гарантийное письмо позволит компании избежать неприятностей при задержке оплаты контрагенту или претензий со стороны партнера при несвоевременном выполнении каких-либо работ. Рассказываем подробно о видах этого документа и правилах его оформления.
Гарантийное письмо — это официальный документ, который направляют контрагенту для подтверждения обязательств выполнения каких-либо действий.
Письмо не относится к нормативным актам, поэтому его автор, по большому счету, может не выполнить те условия и обещания, которые он декларирует в документе. Обладатель письма не имеет никаких юридических преференций. Однако суд вправе рассматривать письмо в качестве доказательств, если посчитает это необходимым.
Может показаться, что это какая-то бессмысленная бумага. И все же гарантийные письма составляют довольно часто. Они служат для информирования клиента об изменении сроков, обязательстве выполнить работы, подтвердить намерения или возможности, успокоить партнера, подтвердить репутацию. А еще получение гарантийного письма продлевает исковую давность по невыполненным обязательствам.
Пример. Компания А не получила оплату по договору. Подходит срок исковой давности по этому контракту, который в России составляет 3 года. Вариантов у кредитора два: списать дебиторскую задолженность или обратиться в суд. Может сложиться такая ситуация, когда не подходит ни один из них. С помощью гарантийного письма можно прибегнуть к третьей возможности: если в этот момент должник подпишет такой документ, с его даты начинается новый 3-х летний срок исковой давности.
Читайте еще: Выполнение обязательств третьим лицом
Гарантийное письмо об оплате задолженности
Один из самых распространенных видов этого документа — письменное обязательство оплатить задолженность к определенному сроку.
Тут нужно учесть, что гарантийное письмо об оплате не снимает с его автора обязательств и санкций в связи с теми договорными условиями, по поводу которого составлено.
Пример: Компания А должна оплатить компании Б поставленный товар в срок до 25 июля 2019 года, но по каким-то обстоятельствам не может этого сделать. Чтобы предотвратить юридические разбирательства, успокоить поставщика или получить от него очередной товар, компания А готовит письмо, в котором обязуется погасить задолженность до 25 августа 2019 года, т.е. с месячной просрочкой. Компания Б принимает это во внимание, не обращается в суд или к коллекторам, возможно даже отгружает новую партию, но пени и штрафы за просрочку оплаты выставляет в соответствии с имеющимся между партнерами договором.
Из приведенного примера видно, что компания А, письменно изложив свою ситуацию и сообщив о месячной просрочке, достигла нескольких целей:
- Проинформировала партнера о том, что у нее сложились некоторые сложности с наличием денег, но они временные и решаемые — это не закрытие компании, не банкротство и не обман. Тем самым компания избежала обращения в суд и предъявления исков.
- Проявила себя в качестве ответственного контрагента — т.е. не исчезла на время просрочки, а известила заранее компанию Б, чтобы та смогла перераспределить свои финансовые потоки и выйти из ситуации с меньшими потерями. Тем самым компания А сохранила партнерские отношения.
- Получила возможность временного изменения условий контракта (т.е. отсрочку, не предусмотренную в договоре) без его аннулирования, претензий и нервотрепки на время задержки в оплате.
- Возможно, получила очередную поставку без оплаты предыдущей. Это не обязательное следствие написания гарантийного письма, но вполне вероятное: если бы гарантия не была предоставлена, очередной поставки точно бы не было.
Важно! Если вы разрешаете контрагенту оплатить товар или услугу с опозданием, но хотите впоследствии получить пени за просрочку в соответствии с договором, нужно письменно известить контрагента о том, что вы согласны с отсрочкой, но в остальном условия контракта, в том числе о санкциях, остаются неизменными.
Правила составления
Закон не регламентирует вид и состав документа, поэтому его оформляют в произвольной форме. Для организации используют фирменный бланк компании. Обязательно наличие всех реквизитов: наименование, адрес, телефон, платежные данные, ИНН/КПП. Важна дата составления и исходящий номер документа. Письмо, как и любая официальная бумага, должно быть зарегистрировано в реестре документов компании. Составить гарантийное письмо не сложно, но если вы сомневаетесь в собственных силах, обратитесь к специалистам сервиса Главбух Ассистент. Они ответят на любые вопросы, связанные с документальным сопровождением сделки, помогут навести порядок в бухгалтерии и вовремя рассчитаться по налогам. Это удобный и выгодный способ, позволяющий вам сэкономить время — и одновременно получить поддержку настоящих профессионалов.
После оформления реквизитов в тексте подробно указывают свои обязательства, дату или период их выполнения и любые другие нюансы, которые уточняют или разъясняют суть гарантий. К примеру, если сторона предоставляет в аренду помещение, следует указывать права собственности гаранта на эти площади и сроки действия этих прав. В письме о выполнении работ уточняют их характер, виды, адрес, сроки разных этапов, соответствие работ стандартам и право организации выполнять их, например, лицензии.
Подписывает такой документ директор компании. Если обязательство касается финансовых вопросов, вместе с директором подпись ставит главный бухгалтер, штатный или на аутсорсе. Подписи скрепляют печатью, если она есть у организации.
Читайте еще: Как составить письмо-приглашение
Какие ещё бывают виды гарантийных писем
Гарантию можно написать по любому поводу, по которому требуется подтверждение обязательств. Одно из видов документа — легитимация контракта, подписанного неуполномоченным лицом.
Такое может случиться в результате ошибки или умышленных действий. Ситуацию можно исправить простым письмом о выполнении обязательств, особенно, когда переподписание затруднено или по нелегитимному договору уже выполнены какие-то действия. В этом случае в письме указывают все детали неверного контракта, уточняют наиболее спорные позиции и указывают, что такие-то пункты существующего договора будут исполнены в указанные или измененные сроки.
Теоретически письмом можно изменить любой пункт контракта. Важно помнить, что такой способ довольно легко оспорить, так как закон требует любых изменений документов тем же способом, которыми они были составлены. Кроме того, в самом договоре могут быть указаны способы, которыми в него можно вносить правки. Если там нет пункта о гарантийном письме, изменить документ с помощью письма нельзя.
Можно писать гарантийные письма на поставку товара, о предоставлении места работы, об обязательстве сдать в аренду помещение, о сроках выполнения работ или услуг и вообще о самом факте их выполнения.
Гарантийное письмо передают из рук в руки, получив при этом расписку (уведомление) о вручении или подпись на втором экземпляре. При почтовой или курьерской доставке также оформляют уведомление, которое подписывает получатель.
Важно отправить гарантийное письмо почтой на юридический адрес компании-получателя. В противном случае получатель может проигнорировать его и доказать отправку не удастся, даже если он подпишет уведомление о получении по адресу, не принадлежащему компании, например по месту проживания. Если отправляете документ по электронной почте, просите получателя обратным ответом подтвердить факт того, что послание дошло до адресата.
Если уверенности в контрагенте нет, используйте другие методы собственной страховки от невыполнения партнером обязательств, например аккредитив, поручительство или залог.
Читайте еще: Образцы разных видов гарантийных писем
Автор Легкий Сергей
