Читайте в материале, как осуществлять приемку, чтобы снизить риск брака или недостачи.
Согласно гражданскому законодательству, покупатель обязан принять груз по договору поставки, проверить качество и комплектность, письменно уведомить контрагента о недостатках, если они есть.
С помощью приемки покупатель и продавец:
- обнаруживают брак;
- выявляют недостачи, недопоставки, излишки;
- определяют виновную сторону и последствия.
Отдельного законодательного акта, который регулировал бы приемку, нет. Некоторые важные положения закреплены в 3 параграфе 30 главы ГК РФ (поставка товаров), в частности, в ст. 513.
Подготовить все необходимые документы для отгрузки и приемки товара и комплектующих помогут эксперты аутсорсинга Главбух Ассистент. Опытные бухгалтеры и юристы также подскажут, на какие льготные программы вам можно рассчитывать и как сэкономить на налогах. Все услуги уже включены в тарифы — доплачивать не придется.
Главный регулятор приемки товара — договор поставки. В нем нужно указать подробную информацию о продукции, а именно:
- название;
- объемы;
- свойства;
- место поставки (склад, магазин);
- период поставки;
- права и обязанности заказчика и поставщика;
- порядок, способ и период оплаты;
- принцип разрешения спорных вопросов.
Дополнительным регулятором приемки товаров служит Инструкция о порядке приемки продукции по качеству № П-7 и Инструкция о порядке приемки продукции по количеству № П-6.
Инструкции разработаны во времена СССР, но стороны могут ими руководствоваться. Суды при решении спорных вопросов также пользуются этими инструкциями.
Важно! В договоре обязательно пропишите наименование и численность изделий, иначе суд может признать договор незаключенным. Чтобы договор поставки действительно защищал ваши интересы, доверьте его юристам Главбух Ассистент. Специалисты пропишут все необходимые условия и проверят ключевые формулировки. Все эти услуги уже включены в тарифы — рассчитайте оптимальный для вашего бизнеса.
Основные правила
Исходя из законодательства и сложившейся деловой практики можно выделить обязательные для контрагентов правила приема продукции:
|
Для поставщика |
Для заказчика (покупателя) |
|
Проверить полномочия лица, которое будет принимать груз |
Убедиться, что качество и количество продукции соответствует условиям договора |
|
Проверить, что ход приемки фиксируется документально |
В письменной форме составить акт о расхождении количества и направить его поставщику (представителю) |
|
По требованию клиента явиться для составления акта о расхождении количества продукции |
Письменно уведомить поставщика о поставке некачественных изделий и потребовать замены |
|
Хранить излишний или бракованный товар, пока не согласовано, что с ним делать |
Как договориться с контрагентом на отсрочку оплаты услуги или поставки товара — подскажут эксперты Главбух Ассистент. Специалисты аутсорсинга знают, как юридически защитить бизнес при форс-мажоре. Передайте задачи им, оставьте заявку, чтобы узнать о тарифах и услугах
Порядок приемки товара по количеству и качеству
Приемку товаров на склад со стороны заказчика осуществляет материально-ответственный сотрудник. Обычно это кладовщик, который наделен правом ставить печать и подпись в накладных.
Если коротко, то кладовщик должен выполнить следующие действия:
- Показать машине место для разгрузки.
- Проверить сопроводительные бумаги.
- Подвезти оборудование для разгрузки.
- Осмотреть груз, взвесить если нужно, вскрыть и проверить.
- Транспортировать груз с помощью гидравлической тележки на склад.
- Актировать брак или недостачу.
- Расписаться в документах, поставить печать, отдать представителю поставщика или перевозчику.
- Внести данные о новом грузе в базу данных.
- Разместить на складе.
Каждая организация-покупатель сама устанавливает порядок приема груза. По общему правилу, он состоит из двух этапов: предварительного и окончательного.
Этап 1. Предварительная приемка. Если груз доставил перевозчик, необходимо осмотреть транспорт на наличие повреждений. В начале приемки товара кладовщик проверяет сопроводительные документы: товарные накладные, счета-фактуры.
Далее сотрудник проверяет условия транспортировки. Например, если груз — мороженая рыба, она должна лежать во льду. Рыба разморозилась во время доставки или плохо пахнет — ее нельзя принимать. Затем следует проверка сохранности тары и упаковки, наличие пломб и маркировки. Фактическое количество изделий должно совпадать с указанным в сопроводительных документах.
В кризис увеличивается количество мошенников. Обезопасить бизнес и избежать проблем с контрагентами помогут юристы из экспертной команды Главбух Ассистент.
В ходе приемки товара по качеству особенно важно соблюсти сроки приемки:
- при поставке из другого города — не позднее 20 дней, а скоропорта — не позднее 24 часов после поступления продукции на склад покупателя;
- при поставке в черте города — не позднее 10 дней, а скоропорта — 24 часов после прибытия продукции на склад.
Для районов Крайнего Севера и отдаленных районов установлены иные сроки:
- для продукции производственно-технического назначения — не позднее 30 дней, промышленных товаров — не позднее 60 дней после прибытия на склад покупателя;
- для продовольственных товаров — не позднее 40 дней, для скоропорта — не позднее 48 часов после прибытия на склад.
В договоре поставки стороны могут согласовать другие сроки.
Этап 2. Окончательная приемка товаров. К моменту окончательного приема груза должны быть готовы свободные места на складе, погрузочно-разгрузочная техника, гидравлическая тележка, сканеры штрихкодов.
Товары (грузовые места) необходимо проверить детально. Для этого используют 2 метода: метод сплошной и метод выборочной проверки.
Метод сплошной проверки подразумевает, что представитель покупателя вскрывает упаковку всех без исключения грузовых мест.
Выборочная проверка состоит в распаковке некоторых грузовых мест. Условия выборочной проверки также стоит включить в договор. Если это условие не оговорено, ориентируйтесь на срок, в течение которого вы сотрудничаете с этим поставщиком.
Важно. Если обнаружили повреждение транспорта, отсутствие пломб, нарушение упаковки, то проводите исключительно сплошную проверку груза.
Процедура считается завершенной, когда стороны подпишут акт приемки товаров без разногласий и замечаний. По правилам он должен включать в себя сведения о:
- дате и месте составления;
- продукции, ее объемах и цене;
- поставщике и заказчике;
- ФИО ответственных лиц с обеих сторон;
- браке, дефектах груза, причинах их появления;
- подписи, печати.
Можно взять унифицированную форму № ТОРГ-1 или форму М-7 (для приемки материалов).
При обнаружении в грузе скрытых недочетов, покупатель может составить акт о скрытых недостатках продукции в течение 5 дней после поставки. В отдельных случаях, указанных в Инструкции № П-7 срок увеличивается до 4 месяцев.
Недостача, недопоставка, излишки или пересортица
Из-за просчета поставщика при загрузке транспорта, из-за несоблюдения условий перевозки, в ходе которых часть продукции испортилась, или по другим причинам может возникнуть путаница с численностью груза. Не досчитаться товаров — обычное дело. Излишки случаются реже.
Общий порядок действий для заказчика при расхождении количества ассортимента:
- Проверить договор. Возможно в нем есть пункт, как действовать в случае расхождения количества. Если такого пункта нет, покупатель должен действовать по требованиям гражданского законодательства.
- Незамедлительно сообщить поставщику.
- Составить акт о расхождении количества вместе с поставщиком (представителем). Можно в произвольной форме, но лучше использовать форму № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3 (для импортных товаров).
- Направить поставщику претензию. В ней укажите, сколько товара вы заказывали и сколько фактически доставили. Добавьте расчет неустойки на основании ст. 521 ГК и конкретного пункта договора, если он предусматривает неустойку. Мы подготовили образец подходящей претензии.
Если обнаружен некомплект (заводская недостача), заказчик может направить претензию еще и производителю. Другой вариант: направить поставщику 2 экземпляра претензии, пусть он сам решает проблему с производителем.
Дальнейшие действия зависят от конкретного вида расхождения количества груза:
|
Что означает |
Пример |
Что может потребовать покупатель |
|
|
Недостача |
Фактическое количество товаров меньше, чем указано в документах. |
Продовольственный магазин заказал партию минеральной воды. Согласно накладной, должно быть 8 упаковок. По факту оказалось только 6 упаковок. |
|
|
Недопоставка |
Фактическое число изделий соответствует документам. Но в договоре поставки указано большее количество. |
Мебельный склад заказал поставку 10 журнальных столиков. Такая цифра прописана в договоре. В ходе приемки товаров кладовщик обнаружил, что в счете-фактуре указано 8 столиков. Столько представитель поставщика и привез. |
См. пункты для недостачи |
|
Излишки |
Ассортимент больше, чем указано в договоре поставки. |
Магазин заключил с оптовиком договор на поставку 50 упаковок кошачьего корма. А оптовик просчитался и отгрузил 70 упаковок. |
|
|
Пересортица |
Товаров одного вида больше, чем было заявлено, а товаров другого вида не хватает. |
Магазин заказал поставку 20 бойлеров объемом 30 литров и 20 бойлеров объемом 50 литров. А поставщик привез 10 бойлеров объемом 30 литров и 25 бойлеров объемом 50 литров. |
|
Любой вариант действий покупатель обязан согласовать с поставщиком. Лучше заранее прописывать в договоре, как будут решаться споры по расхождению численности ассортимента.
Бракованную, излишнюю или недостающую продукцию заказчик обязан хранить на складе до урегулирования проблемы.
Снизить риски работы с контрагентами и грамотно оформить все сопроводительные документы помогут эксперты аутсорсинга Главбух Асcистент. Вместо одного штатника на вас работает целая команда: услуги кадровика, бухгалтера и юриста включены в каждый тариф. Сократите расходы на бухгалтерию до 18 720 рублей в месяц.
