Что делать, если сотрудника призвали или он заключил контракт? Рассказываем, какие документы нужно оформить и куда отправить отчетность, если работник ушел на СВО.
Обязанности работодателя по воинскому учету
Все компании обязаны вести воинский учет: п.7 ст.8 Закона о воинской обязанности. Индивидуальные предприниматели такой обязанности не имеют, даже если у них есть сотрудники.
Военнообязанных сотрудников могут призвать, если они подходят по состоянию здоровья. Кроме этого, сотрудник может уйти на СВО по контракту.
- Поставим воинский учет в компании с нуля, если ранее его не вели
- Наладим ежемесячный учет и будем готовить 18 обязательных документов
- Возьмем на себя общение с военкоматами и администрациями
Как быть, если работнику прислали повестку
Повестку могут прислать на работу или домой. Если прислали на работу, повестку нужно вручить сотруднику не позже, чем за три дня до указанного в ней срока явки. В бумажной повестке работник должен заполнить свою часть – это будет подтверждением того, что его оповестили.
Если работник ушел в отпуск или болеет – отправьте в военкомат акт о невозможности вручить повестку.
Повестку могут прислать работнику домой, тогда он обязан отправить ее копию или показать оригинал работодателю.
Уже начали применять электронные повестки. Они публикуются в электронном реестре повесток и считаются врученными через семь дней после публикации. Уведомления о них приходят через Госуслуги, в том числе работодателю.
Если работника повесткой вызывают на комиссию, медосмотр, прохождение обучения, военные сборы – работодатель должен его отпустить.
Что делать если сотрудник ушел на СВО
Если работник заключил контракт с Минобороны РФ или его призвали на воинскую службу, нужно приостановить с ним трудовой договор. Рассказываем, как оформить работника, уходящего на СВО.
Приостановите действие трудового договора
Дата приостановки трудового договора – та, которая указана в повестке или день явки в военкомат. Если в повестке прописана мобилизация или призыв по мобилизации – датой приостановки будет дата начала воинской службы. Если работник ушел на СВО по контракту – приостановите трудовые отношения с даты, указанной в уведомлении о заключении контракта или другом подтверждающем документе.
С 1 марта 2025 года трудовой договор приостанавливают и для работников, которых служат по мобилизации в войсках Росгвардии: закон от 26.12.2024 № 498-ФЗ.
От работника нужно заявление на имя руководителя в свободной форме. К заявлению прикладывают копию повестки, если сотрудника мобилизуют, или уведомление о заключении контракта с Минобороны – если сотрудник ушел на СВО добровольцем.
Приказ о приостановке
На основании заявления сотрудника, который ушел на СВО, издайте приказ о приостановлении трудового договора. Дата приостановки – та, которая указана в повестке, дату окончания не ставьте, а напишите, что договор приостановлен на весь период воинской службы.
Укажите в приказе:
- ФИО работника, который уходит служить;
- его должность и структурное подразделение;
- сохранение рабочего места за работником, уходящим на СВО;
- основания для издания приказа: заявление сотрудника, повестка или уведомление с указанием их реквизитов;
- указания для других сотрудников – например, бухгалтеру – выплатить заработную плату.
Призывник должен ознакомиться с приказом и поставить подпись. Если это невозможно, например работник ушел на СВО, не предупредив работодателя, поставьте в приказе пометку об этом: «С приказом не ознакомлен, так как отсутствовал на работе в связи с военной службой». Приложите соответствующий акт – о невозможности подписать документы у мобилизованного работника.
Заключать дополнительное соглашение с работником закон не требует, но можно его заключить, указав сохранение рабочего места за участником или добровольцем спецоперации.
Как оформить временного работника, ушедшего на СВО
Если мобилизованный работал по срочному договору, приостановите его в таком же порядке. Если во время военной службы закончится срок действия такого договора, возобновите его после возвращения сотрудника на тот же срок, который оставался на день приостановки.
Но в некоторых случаях трудовой договор можно расторгнуть, если его срок истекает во время приостановки. Когда не предусмотрено сохранение рабочего места за мобилизованным или добровольцем СВО:
- если сотрудника наняли для выполнения сезонных работ или заменить постоянного работника (ч.1 ст.59 ТК);
- для пенсионеров и работников, которым медицинским заключением разрешена только временная работа;
- если срочный трудовой договор заключали для неотложных работ по предотвращению или ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций;
- для студентов очной формы обучения;
- для работников по совместительству;
- с членами экипажей судов.
Как платить сотрудникам ушедшим на СВО
После издания приказа о приостановке трудового договора рассчитайтесь с работником. Ему нужно выплатить зарплату и другие выплаты, положенные согласно трудовому договору, за все отработанные и не оплаченные дни. Это могут быть командировочные, оплаты питания, матпомощь, единовременные, поощрительные выплаты. Рассчитаться с призывником нужно не позже, чем в день приостановки договора.
Компенсацию за неиспользованные дни основного отпуска (28 дней) выплачивать не нужно. Если отпуск сотрудника больше 28 дней, и есть неиспользованные дополнительные дни – за них можно выплатить компенсацию по желанию работника.
Важно! Закон предполагает сохранение места работы участникам СВО: ст.351.7 ТК. На время службы можно временно нанять другого работника.
С дня приостановки трудового договора не начисляйте и не платите работнику зарплату. Но по желанию работодатель может начислить материальную помощь сотруднику или его семье.
Все гарантии во время приостановки за работником сохраняются: например, ДМС, негосударственное пенсионное обеспечение.
Ирина Перетягина, руководитель департамента кадрового обслуживания сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент. Лично ведет постановку на воинский учет клиентов сервиса.
Выдавать мобилизованному сотруднику трудовую книжку не нужно, также туда не надо вносить запись.
Что писать в табеле учета рабочего времени
В табеле учета рабочего времени отметьте время приостановки трудового договора в связи с уходом сотрудника на СВО с сохранением рабочего места. Для этого нет специального кода, используйте собственный: буквенные или цифровые обозначения.
Как оформить отчет в СФР
Как кадровик должен заполнить отчет ЕФС-1:
- в графе 1 поставить порядковый номер, в графе2 – дату, с которой приостановили трудовой договор.
- в графе 3 (сведения о кадровом мероприятии) – ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ.
- в графе 5 – наименование должности и наименование подразделения, вид договора, который заключили при приеме на работу.
- в графе 6 – код выполняемой функции по ОКЗ
- в графе 8 – «приказ о приостановлении трудового договора», в графах 9 и 10 – его дата и номер.
- в подразделе «Сведения о страховом стаже» время воинской службы отмечайте кодом «ВОЕНСЛ» в графе «Дополнительные сведения». Это касается всего периода службы, когда за работником сохранялось рабочее место.
Важно! Проследите, чтобы ЕФС-1отправили не позже, чем на следующий день после издания приказа о приостановке трудового договора.
Возобновление работы после возвращения сотрудника
В день выхода сотрудника на работу возобновите действие трудового договора. О выходе работник обязан предупредить работодателя за три рабочих дня. Уведомление он пишет в произвольной форме.
Ирина Перетягина, руководитель департамента кадрового обслуживания сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент. Лично ведет постановку на воинский учет клиентов сервиса.
После окончания военной службы он обязан вернуться на рабочее место в течение трех месяцев. Если работник, который ушел на СВО добровольцем или по мобилизации, не вышел на работу и не предупредил – работодатель может уволить его по своей инициативе: п.13.1 ст.81 ТК.
Когда работник вернулся, издайте приказ о возобновлении работы и окончании приостановки действия трудового договора. Это будет основанием для допуска работника на рабочее место и начисления зарплаты.
Срочный трудовой договор возобновите на срок, который оставался на момент приостановки.
Сотрудник уходит на СВО: как оформить – главное
Работодатель должен приостановить действие трудового договора с мобилизованным работником, или таким, который заключил контракт на СВО. При этом обязательно сохранение рабочего места за этим сотрудником.
Действия работодателя, когда работник уходит на СВО:
- если повестку прислали на работу – передать ее сотруднику. Если он сам получил повестку – он сообщает об этом работодателю;
- приостановить действие трудового договора с даты, указанной в повестке;
- выплатить работнику зарплату и остальные доплаты;
- отправить отчет ЕФС-1 в Социальный фонд.
Когда работник вернется, возобновите действие трудового договора в день выхода на работу.